Mail Merge
當您想為試算表中的每一列建立一個 Google Docs™ 或 Google Slides™ 檔案時，請使用 Mail Merge。
您可以在 Google Docs™、Google Slides™ 或 Google Sheets™ 中開啟此功能。這個外掛會協助您選擇來源試算表、將範本標籤對應到來源欄位、建立單一預覽檔案，然後使用已儲存的工作流程設定執行完整流程。
- 將來源欄位名稱放在試算表的第一列。
- 在這些欄位名稱下方，每一列只保留一筆資料。
- 在範本中加入
{ClientName}或<<Amount>>這類占位符。 - 如果您需要特定工作表、A1 範圍、輸出資料夾或檔名模式，請使用 Advanced Options。
- 如果您需要保證唯一檔名，請在輸出命名模式中使用
[RowNumber]。
- 從 Document Tools 開啟
Mail Merge & Variables。 - 確認偵測到的內容：
- 在 Docs 中，目前文件是預設範本
- 在 Slides 中，目前簡報是預設範本
- 在 Sheets 中，目前試算表是預設資料來源
- 選擇尚未設定的檔案：
- 如果還沒選試算表，請按 Choose source
- 如果還沒選 Docs 或 Slides 範本，請按 Choose target 或 Choose template
- 按一下 Analyze Tags。
- 檢查偵測到的標籤，並修正錯誤的欄位對應。
- 如有需要，為小計、稅額或剩餘餘額等數值建立計算標籤。
- 按一下 Create single document 建立單一預覽。
- 開啟預覽並檢查取代結果、格式與檔名。
- 只有在預覽正確後，才按 Create all documents。
最適合入門的範例
Section titled “最適合入門的範例”如果您是第一次使用這項功能，建議先在 Google Docs™ 中使用 Load Sales Quotation Example。
這個範例會：
- 複製一份準備好的 Google Docs™ 報價範本
- 複製一份準備好的 Google Sheets™ 來源試算表
- 直接把這兩個副本載入目前的 Mail Merge 工作階段
您可以利用它來查看標籤、執行 Analyze Tags、建立單一預覽，然後把產生的檔案與來源列資料做比較。
工作流程提示
Section titled “工作流程提示”- 請一定先執行 Create single document，再執行 Create all documents。
- 儲存工作流程後，盡量保持來源欄位名稱不變。
- 執行 Analyze Tags 後，請檢查所有未對應或信心較低的建議。
- 如果您需要衍生值但不想修改來源試算表，請使用計算標籤。
- 之後重新開啟此功能時，您可以還原最近一次執行狀態、繼續執行，或清理已建立的文件。
Smart Variables
Section titled “Smart Variables”Smart Variables 是選用的占位符，例如 {$IssueDate} 或 {$SignatureBlock}。當某個值不是直接來自來源欄位，或您需要每次執行都可重複使用的輸入時，請使用它們。
完整的 Smart Variables 流程請查看下方的專屬指南。
Smart Variables 查看可用變數類型、設定步驟、Apply 行為，以及目前各宿主中的限制。
Mail Merge & Variables 返回這項功能的主總覽頁面。
合併文件 如果您的目標是把現有 Google Docs™ 檔案合併成一個新檔案，請使用另一種工作流程。