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Mail Merge

了解如何根據試算表資料建立 Google Docs™ 或 Google Slides™ 檔案，包括預覽執行、已儲存的工作流程，以及計算標籤。

當您想為試算表中的每一列建立一個 Google Docs™ 或 Google Slides™ 檔案時，請使用 Mail Merge。

您可以在 Google Docs™、Google Slides™ 或 Google Sheets™ 中開啟此功能。這個外掛會協助您選擇來源試算表、將範本標籤對應到來源欄位、建立單一預覽檔案，然後使用已儲存的工作流程設定執行完整流程。

開始前準備

  • 將來源欄位名稱放在試算表的第一列。
  • 在這些欄位名稱下方，每一列只保留一筆資料。
  • 在範本中加入 {ClientName} 或 <> 這類占位符。
  • 如果您需要特定工作表、A1 範圍、輸出資料夾或檔名模式，請使用 Advanced Options。
  • 如果您需要保證唯一檔名，請在輸出命名模式中使用 [RowNumber]。

快速開始

  1. 從 Document Tools 開啟 Mail Merge & Variables。
  2. 確認偵測到的內容：
  3. 在 Docs 中，目前文件是預設範本
  4. 在 Slides 中，目前簡報是預設範本
  5. 在 Sheets 中，目前試算表是預設資料來源
  6. 選擇尚未設定的檔案：
  7. 如果還沒選試算表，請按 Choose source
  8. 如果還沒選 Docs 或 Slides 範本，請按 Choose target 或 Choose template
  9. 按一下 Analyze Tags。
  10. 檢查偵測到的標籤，並修正錯誤的欄位對應。
  11. 如有需要，為小計、稅額或剩餘餘額等數值建立計算標籤。
  12. 按一下 Create single document 建立單一預覽。
  13. 開啟預覽並檢查取代結果、格式與檔名。
  14. 只有在預覽正確後，才按 Create all documents。

最適合入門的範例

如果您是第一次使用這項功能，建議先在 Google Docs™ 中使用 Load Sales Quotation Example。

這個範例會：

  • 複製一份準備好的 Google Docs™ 報價範本
  • 複製一份準備好的 Google Sheets™ 來源試算表
  • 直接把這兩個副本載入目前的 Mail Merge 工作階段

您可以利用它來查看標籤、執行 Analyze Tags、建立單一預覽，然後把產生的檔案與來源列資料做比較。

Tip: 請先從非常小的來源試算表開始，最好只有兩到三列。這樣在產生大量檔案之前，更容易發現對應或格式問題。

工作流程提示

  • 請一定先執行 Create single document，再執行 Create all documents。
  • 儲存工作流程後，盡量保持來源欄位名稱不變。
  • 執行 Analyze Tags 後，請檢查所有未對應或信心較低的建議。
  • 如果您需要衍生值但不想修改來源試算表，請使用計算標籤。
  • 之後重新開啟此功能時，您可以還原最近一次執行狀態、繼續執行，或清理已建立的文件。

Smart Variables

Smart Variables 是選用的占位符，例如 {$IssueDate} 或 {$SignatureBlock}。當某個值不是直接來自來源欄位，或您需要每次執行都可重複使用的輸入時，請使用它們。

完整的 Smart Variables 流程請查看下方的專屬指南。

  • Smart Variables - 查看可用變數類型、設定步驟、Apply 行為，以及目前各宿主中的限制。

相關連結

  • 合併文件 - 如果您的目標是把現有 Google Docs™ 檔案合併成一個新檔案，請使用另一種工作流程。

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