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指南
文件工具Google Workspace 外掛程式

Mail Merge

根據試算表資料產生 Google 文件™或簡報™檔案，支援預覽、計算標籤、PDF 輸出和已儲存的工作流程。

想為每一列試算表資料各產生一份 Google 文件™或 Google 簡報™檔案時，請使用 Mail Merge。

您可以在 Google 文件™、Google 簡報™或 Google 試算表™中開啟這項功能。外掛程式會協助您選擇來源試算表、將範本標籤對應到來源欄位、預覽一份產生的檔案，然後依照已儲存的工作流程設定執行完整作業。

開始之前#

  • 將來源標題放在試算表的第一列。
  • 在這些標題下，每一列放一筆記錄。
  • 在範本中加入預留位置，例如 {ClientName} 或 >。
  • 需要指定來源工作表、A1 範圍、輸出資料夾或輸出檔名模式時，請使用 Advanced Options。
  • 需要確保檔案名稱不重複時，請在檔名模式中加入 [RowNumber]。

快速開始#

  1. 從 More tools 或 Document Tools > Merge 開啟 Mail Merge & Variables。
  2. 確認偵測到的環境：
    • 在文件中，目前的文件是預設範本
    • 在簡報中，目前的簡報是預設範本
    • 在試算表中，目前的試算表是預設資料來源
  3. 選擇缺少的檔案：
    • 如果還需要資料來源，請選擇 Choose Spreadsheet
    • 如果在試算表中還需要範本，請選擇 Choose File 或 Use Sample Template
    • 如果想使用已開啟檔案以外的範本，請選擇 Choose another document as template（文件）或 Choose another presentation as template（簡報）
  4. 開啟 Tag Mapping。外掛程式會自動列出它在範本中找到的標籤。變更任一檔案後，請按一下重新整理圖示 (↻)，重新載入標籤和來源欄位。
  5. 檢查偵測到的標籤，並修正錯誤的欄位對應。Apply Suggestions 會接受建議的對應。
  6. 如有需要，請按一下 Create Formula，為小計、稅額或剩餘餘額等值加入計算標籤。Describe Formula 和 Draft Formula 可讓 AI 為您撰寫公式。
  7. 按一下 Create single document 產生一份預覽。
  8. 開啟預覽，檢查取代內容、格式和檔案名稱。
  9. 預覽確認無誤後，再按一下 Create all documents。

Quick Actions#

頂端的 Quick Actions 區段可協助您快速上手：

  • Load existing workflow... 會載入您先前儲存的設定。
  • Load Sales Quotation Example、Load Sales Invoice Example、Load Training Certificate Example 和 Load Report Card Example 會將準備好的範本和來源試算表複製到您的雲端硬碟，並載入側邊欄。
  • Create from current document...（文件）或 Create from current presentation...（簡報）會分析已開啟的檔案，並為它建立預留位置範本和 Google 試算表™來源。這個步驟會使用 AI。

產生設定#

  • Row scope： 選擇 All rows 或 Selected rows。
  • Output file name pattern： 支援 {Column Header}（例如 {Full Name}）和 [RowNumber]。Auto-suggest 會使用 AI 提出建議的模式。
  • Source Data Selection： Auto detect 會自動找出資料表。關閉後，可以選擇 Worksheet 和選用的 A1 Range。
  • Output Folder： 選擇 Google Drive™ 中的資料夾，或按一下 Use template folder 儲存在範本旁邊。

最適合的第一個範例#

如果您是第一次學習這項功能，請從 Google 文件™開始，並使用 Load Sales Quotation Example。

這個範例會：

  • 複製準備好的 Google 文件™報價單範本
  • 複製準備好的 Google 試算表™來源試算表
  • 將兩個檔案直接載入目前的合併列印工作階段

您可以用它檢視 Tag Mapping 中的標籤、建立單一預覽，再將產生的檔案與來源列資料比對。

提示： 請從非常小的來源工作表開始，最好只有兩三列。在產生大量檔案之前，這樣更容易發現對應或格式問題。

結果與 PDF 輸出#

執行完成後，Results 區段會顯示產生的檔案。

  • Open Document 和 Open Folder 會開啟檔案或其所在資料夾。
  • Convert to PDF（單一結果）或 Convert all to PDF（完整執行）會將 PDF 副本儲存到 Google Drive™。Open PDF 和 Open all PDFs 可開啟這些 PDF。
  • Delete Document 和 Delete All Created Documents 會移除該次執行所建立的檔案。

儲存工作流程#

按一下 Save for Next Use，為工作流程命名（例如「Employee certificates」）後儲存。您最多可以保留 50 個已儲存的工作流程。之後可以用 Load existing workflow... 再次載入。

合併列印中的 AI#

Mail Merge 的大部分功能不需要 AI 就能執行。以下部分會使用 AI：

  • Smart Report Paragraph 變數：每產生一份檔案使用一次 AI 請求。
  • 計算標籤的 Draft Formula。
  • 輸出檔名模式的 Auto-suggest。
  • Create from current document... 和 Create from current presentation...。

在免費方案中，AI 請求會計入每 30 天 25 次的 AI 請求額度。

工作流程小技巧#

  • 執行 Create all documents 之前，務必先執行 Create single document。
  • 儲存工作流程後，請保持來源標題名稱不變。
  • 在 Tag Mapping 中檢查未對應或信心較低的對應。
  • 需要衍生值但不想修改來源工作表時，請使用計算標籤。
  • 之後重新開啟這項功能，可以還原最近一次的執行狀態、繼續執行，或清除已建立的文件。

Smart Variables#

Smart Variables 是選用的預留位置，例如 {$IssueDate} 或 {$SignatureBlock}。當值不是直接來自來源欄位時，請使用它們。

如需完整的 Smart Variables 工作流程，請參閱下方的專屬指南。

  • Smart Variables - 了解可用的變數類型、設定步驟、套用行為，以及目前各應用程式的限制。

相關連結#

  • 合併文件 - 如果您的目標是將現有的 Google 文件™檔案合併成一個檔案，請改用另一個工作流程。

範例部落格文章#