文件工具Google Workspace 外掛程式

Smart Variables

在 Mail Merge 工作流程中，使用可重複利用的預留位置來處理固定文字、圖片、日期、檔案資訊和 AI 報告段落。

當產生的內容中有部分不該直接來自試算表欄位時，請使用 Smart Variables。

Smart Variables 會隨您的合併列印工作流程一起儲存，因此請先儲存工作流程。您可以在 Mail Merge & Variables 內的 Smart Variables 區段中使用它們。這個面板目前顯示在 Google 文件™和 Google 簡報™中。在 Google 試算表™中，合併列印工作流程可以使用，但 Smart Variables 面板暫時隱藏。

常見用途#

在每一份產生的檔案中插入相同的公司地址或法律文字。
加入目前日期或計算出的到期日。
在輸出中重複使用目前的檔案標題或檔案網址。
根據選取的試算表欄位產生 AI 摘要段落。

可用的變數類型#

您可以建立七種類型。Type 清單會將它們分為 Static、Dynamic 和 Interactive 三組。

Plain Text： 儲存一個值，並在每份輸出中重複使用。
Image： 一張 Drive 圖片，在每份輸出中重複使用。
Today's Date： 以選定的格式顯示目前日期。
Calculated Date： 以今天為基準加減天數的日期。
Current File Title： 目前文件或簡報的標題。
Current File URL： 目前文件或簡報的連結。
Smart Report Paragraph： 根據選取的工作表欄位和您的提示產生的 AI 文字。每產生一份檔案使用一次 AI 請求。

注意： 較舊的已儲存工作流程可能包含 Dropdown 或 Yes/No Condition 變數。這些變數在執行前仍會要求您做出選擇，但您無法再建立新的，側邊欄也無法編輯它們。如果需要變更，請將它們刪除並改用其他類型重新建立。

新增 Smart Variable#

在文件或簡報中開啟 Mail Merge & Variables，並使用 Save for Next Use 儲存工作流程。
展開 Smart Variables 區段。
按一下 + Add Variable，並選擇 Type。
輸入 Name，並填寫該類型專屬的欄位。標籤會顯示為 {$Name}。
按一下 Save Variable。
按一下變數上的 Copy，複製它的標籤，例如 {$CompanyAddress} 或 {$IssueDate}。
將該標籤貼到您的文件或簡報範本中。
執行預覽，確認解析後的值看起來正確。

複製與套用#

Copy 會複製原樣的標籤，例如 {$CompanyAddress}。沒有能將標籤插入游標位置的按鈕，因此請自行貼上。
Apply 會將已開啟檔案中的標籤取代為它的值。在文件中，只會取代第一個出現的位置；在簡報中，則會取代所有出現的位置。這會修改您目前開啟的檔案，因此請在範本的副本上使用，或按 Ctrl+Z（Mac 上為 Cmd+Z）復原。
Apply 僅適用於文件和簡報，而且只有在已開啟的檔案就是選定的範本時才能使用。在試算表中則會隱藏。

Smart Report Paragraph 的注意事項#

請先選擇合併列印的來源試算表。
選擇來源工作表，以及 AI 應該使用的欄位。
為您想要的段落撰寫簡短的指示提示。
在完整執行之前先產生預覽，以便檢查語氣、長度和結構。