Mail Merge
जब आप spreadsheet की हर row के लिए एक Google Docs™ या Google Slides™ file बनाना चाहते हैं, तब Mail Merge का उपयोग करें।
आप इस feature को Google Docs™, Google Slides™, या Google Sheets™ में खोल सकते हैं। Add-on source spreadsheet चुनने, template tags को source columns से match करने, एक preview file generate करने, और फिर saved workflow settings के साथ full run शुरू करने में मदद करता है।
शुरू करने से पहले
Section titled “शुरू करने से पहले”- Source headers को spreadsheet की पहली row में रखें।
- उन headers के नीचे हर row में एक record रखें।
- Template में
{ClientName}या<<Amount>>जैसे placeholders जोड़ें। - अगर आपको specific sheet, A1 range, output folder, या naming pattern चाहिए, तो Advanced Options use करें।
- Guaranteed unique file names के लिए output naming pattern में
[RowNumber]use करें।
Quick start
Section titled “Quick start”- Document Tools से
Mail Merge & Variablesखोलें। - Detected context confirm करें:
- Docs में current document default template होता है
- Slides में current presentation default template होती है
- Sheets में current spreadsheet default data source होता है
- Missing file चुनें:
- अगर spreadsheet अभी चुनना बाकी है, तो Choose source
- अगर Docs या Slides template चुनना बाकी है, तो Choose target या Choose template
- Analyze Tags पर क्लिक करें।
- Detected tags review करें और गलत column matches को ठीक करें।
- ज़रूरत होने पर subtotals, tax, या remaining balance जैसे values के लिए calculated tags बनाएं।
- Create single document पर क्लिक करके एक preview बनाएं।
- Preview खोलें और replacements, formatting, और file name check करें।
- Preview सही होने के बाद ही Create all documents चलाएँ।
शुरुआत के लिए सबसे अच्छा example
Section titled “शुरुआत के लिए सबसे अच्छा example”अगर आप यह feature पहली बार सीख रहे हैं, तो Google Docs™ में शुरू करें और Load Sales Quotation Example use करें।
यह example:
- एक prepared Google Docs™ quotation template copy करता है
- एक prepared Google Sheets™ source spreadsheet copy करता है
- दोनों files को current mail merge session में directly load करता है
इसे tags inspect करने, Analyze Tags चलाने, single preview generate करने, और generated file को source row data से compare करने के लिए use करें।
Workflow tips
Section titled “Workflow tips”- हमेशा Create all documents से पहले Create single document चलाएँ।
- Workflow save करने के बाद source header names stable रखें।
- Analyze Tags के बाद unmatched या low-confidence suggestions review करें।
- Source sheet बदले बिना derived values चाहिए हों, तो calculated tags use करें।
- बाद में feature दोबारा खोलकर last run state restore करें, run continue करें, या created documents clean up करें।
Smart Variables
Section titled “Smart Variables”Smart Variables optional placeholders हैं, जैसे {$IssueDate} या {$SignatureBlock}। इन्हें तब use करें जब value सीधे source column से न आए, या जब आपको per-run reusable input चाहिए।
पूरा Smart Variables workflow नीचे दी गई dedicated guide में देखें।