सामग्री पर जाएँ
गाइड
दस्तावेज़ टूलGoogle Workspace ऐड-ऑन

Mail Merge

Spreadsheet data से preview, calculated tags, PDF output और सेव किए गए workflows के साथ Google Docs™ या Slides™ फ़ाइलें बनाएं।

जब आप हर spreadsheet row के लिए एक Google Docs™ या Google Slides™ फ़ाइल बनाना चाहें, तब Mail Merge इस्तेमाल करें।

आप यह feature Google Docs™, Google Slides™ या Google Sheets™ में खोल सकते हैं। Add-on source spreadsheet चुनने, template tags को source columns से मिलाने, एक generated फ़ाइल का preview देखने और फिर सेव की गई workflow settings के साथ पूरा job चलाने में मदद करता है।

शुरू करने से पहले#

  • अपने source headers spreadsheet की पहली row में रखें।
  • उन headers के नीचे हर row में एक record रखें।
  • Template में {ClientName} या > जैसे placeholders जोड़ें।
  • जब आपको कोई खास source sheet, A1 range, output folder या output file name pattern चाहिए, तब Advanced Options इस्तेमाल करें।
  • जब आपको पक्के तौर पर अलग-अलग file names चाहिए, तो file name pattern में [RowNumber] इस्तेमाल करें।

Quick Start#

  1. More tools से या Document Tools > Merge से Mail Merge & Variables खोलें।
  2. पहचाने गए context की पुष्टि करें:
    • Docs में मौजूदा document डिफ़ॉल्ट template है
    • Slides में मौजूदा presentation डिफ़ॉल्ट template है
    • Sheets में मौजूदा spreadsheet डिफ़ॉल्ट data source है
  3. जो फ़ाइल कम है उसे चुनें:
    • अगर data source अभी चाहिए तो Choose Spreadsheet
    • अगर Sheets में template अभी चाहिए तो Choose File या Use Sample Template
    • अगर आप खुली फ़ाइल के अलावा कोई और template चाहते हैं तो Choose another document as template (Docs) या Choose another presentation as template (Slides)
  4. Tag Mapping खोलें। Add-on template में मिले tags को अपने-आप सूचीबद्ध करता है। किसी भी फ़ाइल को बदलने के बाद tags और source columns दोबारा लोड करने के लिए refresh icon (↻) पर क्लिक करें।
  5. पहचाने गए tags देखें और गलत column matches ठीक करें। Apply Suggestions सुझाए गए matches स्वीकार कर लेता है।
  6. ज़रूरत हो तो subtotals, tax या बाकी balance जैसे मानों के लिए calculated tag जोड़ने के लिए Create Formula पर क्लिक करें। Describe Formula और Draft Formula AI से आपके लिए formula लिखवाते हैं।
  7. एक preview बनाने के लिए Create single document पर क्लिक करें।
  8. Preview खोलें और replacements, formatting और file name जांचें।
  9. Create all documents पर तभी क्लिक करें जब preview सही दिखे।

Quick Actions#

शीर्ष पर मौजूद Quick Actions section शुरुआत में मदद करता है:

  • Load existing workflow... आपका पहले सेव किया हुआ setup लोड करता है।
  • Load Sales Quotation Example, Load Sales Invoice Example, Load Training Certificate Example और Load Report Card Example एक तैयार template और source spreadsheet आपके Drive में कॉपी करते हैं और उन्हें sidebar में लोड करते हैं।
  • Create from current document... (Docs) या Create from current presentation... (Slides) खुली फ़ाइल का विश्लेषण करता है और उसके लिए एक placeholder template और Google Sheets™ source बनाता है। इस चरण में AI इस्तेमाल होता है।

Generation Settings#

  • Row scope: All rows या Selected rows चुनें।
  • Output file name pattern: {Column Header} (उदाहरण के लिए {Full Name}) और [RowNumber] को सपोर्ट करता है। Auto-suggest AI से एक pattern सुझाता है।
  • Source Data Selection: Auto detect आपके लिए data table ढूंढ लेता है। इसे बंद करके आप एक Worksheet और वैकल्पिक A1 Range चुन सकते हैं।
  • Output Folder: Google Drive™ में folder चुनें, या template के बगल में सेव करने के लिए Use template folder पर क्लिक करें।

सबसे अच्छा पहला उदाहरण#

अगर आप यह feature पहली बार सीख रहे हैं, तो Google Docs™ में शुरू करें और Load Sales Quotation Example इस्तेमाल करें।

यह उदाहरण:

  • एक तैयार Google Docs™ quotation template कॉपी करता है
  • एक तैयार Google Sheets™ source spreadsheet कॉपी करता है
  • दोनों फ़ाइलों को सीधे मौजूदा mail merge session में लोड करता है

इसका इस्तेमाल Tag Mapping में tags देखने, एक single preview बनाने और फिर generated फ़ाइल की तुलना source row के data से करने के लिए करें।

Tip: बहुत छोटी source sheet से शुरू करें, बेहतर होगा दो या तीन rows की। बड़ा batch बनाने से पहले mapping या formatting की गड़बड़ियां पकड़ना कहीं आसान होता है।

नतीजे और PDF output#

Run के बाद Results section generated फ़ाइलें दिखाता है।

  • Open Document और Open Folder फ़ाइल या उसका folder खोलते हैं।
  • Convert to PDF (एक नतीजा) या Convert all to PDF (पूरी run) PDF कॉपियां Google Drive™ में सेव करता है। Open PDF और Open all PDFs उन्हें खोलते हैं।
  • Delete Document और Delete All Created Documents उस run में बनी फ़ाइलें हटाते हैं।

Workflow सेव करें#

Save for Next Use पर क्लिक करें, workflow को नाम दें (उदाहरण के लिए "Employee certificates") और सेव करें। आप 50 तक सेव किए हुए workflows रख सकते हैं। किसी को दोबारा लोड करने के लिए Load existing workflow... इस्तेमाल करें।

Mail Merge में AI#

Mail Merge का ज़्यादातर हिस्सा AI के बिना चलता है। ये हिस्से इसका इस्तेमाल करते हैं:

  • Smart Report Paragraph variables हर generated फ़ाइल के लिए एक AI request इस्तेमाल करते हैं।
  • Calculated tags के लिए Draft Formula।
  • Output file name pattern के लिए Auto-suggest।
  • Create from current document... और Create from current presentation...।

Free plan में AI requests आपकी हर 30 दिन की 25 AI requests में गिनी जाती हैं।

Workflow के सुझाव#

  • Create all documents से पहले हमेशा Create single document चलाएं।
  • Workflow सेव करने के बाद source header के नाम स्थिर रखें।
  • Tag Mapping में बिना match वाली या कम भरोसे वाली mappings की समीक्षा करें।
  • जब आपको निकाले गए मान चाहिए लेकिन source sheet नहीं बदलनी हो, तब calculated tags इस्तेमाल करें।
  • बाद में feature दोबारा खोलकर पिछली run की स्थिति बहाल करें, run जारी रखें या बनाए गए documents साफ़ करें।

Smart Variables#

Smart Variables {$IssueDate} या {$SignatureBlock} जैसे वैकल्पिक placeholders हैं। जब मान सीधे किसी source column से नहीं आता, तब इन्हें इस्तेमाल करें।

पूरे Smart Variables workflow के लिए नीचे दिया गया अलग guide इस्तेमाल करें।

  • Smart Variables - उपलब्ध variable types, setup के चरण, apply का व्यवहार और मौजूदा host की सीमाएं देखें।

संबंधित लिंक#

  • Mail Merge & Variables - इस feature के मुख्य overview page पर वापस जाएं।
  • Merge Documents - जब आपका लक्ष्य मौजूदा Google Docs™ फ़ाइलों को एक फ़ाइल में मिलाना हो, तब अलग workflow इस्तेमाल करें।

उदाहरण वाले Blog posts#