Google Docs™ में छात्र रिपोर्ट कार्ड PDF बैच में बनाएं
जानें कि Google Docs™ में बिल्ट-इन Report Card उदाहरण के साथ Mail Merge & Variables का उपयोग कैसे करें, सभी report card documents बनाएं और पूरे बैच को PDF में बदलें।
Maikki
क्या आपको हर छात्र के लिए एक ही document कॉपी किए बिना बहुत सारे student report cards तैयार करने हैं? Mail Merge & Variables का उपयोग करके spreadsheet rows से report card documents बनाएं, फिर पूरे बैच को PDF में बदल दें।
इस workflow को टेस्ट करने का सबसे आसान तरीका Google Docs™ में Load Report Card Example है। यह मौजूदा mail merge session में एक sample report card template और source sheet लोड करता है।
आपको क्या चाहिए
- एक Google Docs™ फ़ाइल
- Text To Table Converter add-on
- सैंपल workflow को टेस्ट करने के लिए कुछ मिनट
Note: Load Report Card Example Google Docs™ में उपलब्ध है। यह मौजूदा mail merge session में एक कॉपी किया गया report card template और एक कॉपी किया गया Google Sheets™ source लोड करता है।
report card बैच कैसे बनाएं
- कोई भी Google Docs™ फ़ाइल खोलें।
Extensions>Text To Table Converter>Document Tools>Mail Merge & Variables...खोलें।- सेटअप क्षेत्र में
Load Report Card Exampleपर क्लिक करें। - Add-on द्वारा कॉपी किया गया report card template और कॉपी की गई spreadsheet लोड होने तक प्रतीक्षा करें।
Analyze Tagsपर क्लिक करें।- देखें कि report card placeholders spreadsheet columns से कैसे map हो रहे हैं।
- पहले एक report card preview देखने के लिए
Create single documentपर क्लिक करें। - Preview खोलें और student details, subjects, grades, comments और formatting जांचें।
- अगर preview सही दिखता है, तो
Create all documentsपर क्लिक करें।
Tip: आप यही टूल sidebar में Document Tools → Merge → Mail Merge & Variables के तहत भी खोल सकते हैं।
स्क्रीनशॉट प्लेसहोल्डर: Mail Merge setup जिसमें Load Report Card Example बटन और Analyze Tags action दिखाई दे रहा हो।
पूरे report card बैच को PDF में बदलें
Create all documents पूरा होने के बाद results area preview mode से batch results mode में बदल जाता है।
- Report card batch के generate होने की प्रतीक्षा करें।
- पूरे हुए results area में
Convert all to PDFपर क्लिक करें। - Add-on को generated report card documents को PDF में बदलने दें।
- Conversion पूरा होने पर saved PDFs को Google Drive से खोलें।
यह बटन सभी generated documents को PDF में बदलकर Google Drive में सेव करता है। यह तब उपयोगी है जब आपको report cards भेजने, archive करने या print करने के लिए चाहिए।
स्क्रीनशॉट प्लेसहोल्डर: पूरा हुआ mail merge batch result जिसमें Convert all to PDF बटन दिखाई दे रहा हो।
बैच पूरा होने के बाद आप क्या कर सकते हैं
- Generated report card documents को देखने के लिए left और right arrows का उपयोग करें
- किसी generated report card को फिर से review करने के लिए खोलें
- अगर batch फिर चलाना हो तो किसी generated document को delete करें
- एक document के लिए
Convert to PDFया पूरे सेट के लिएConvert all to PDFका उपयोग करें
उदाहरण को अपनी report card template से बदलने का सबसे अच्छा तरीका
शुरुआत में sample report card template को रहने दें और केवल spreadsheet बदलें। इससे यह confirm करना आसान होता है कि student fields और grade columns सही map हो रहे हैं या नहीं।
जब आपकी source sheet सही काम करने लगे, तब template को अपने report card layout से बदलें। पूरा batch फिर चलाने से पहले हमेशा Create single document से टेस्ट करें।
Tip: जब mappings काम करने लगें, तब source headers को स्थिर रखें। बाद में header names बदलने से detected matches टूट सकते हैं।
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Report card documents बनाएं और पूरे तैयार बैच को PDF में बदलें, बिना हर फ़ाइल को हाथ से दोबारा बनाए।
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Text To Table Converter
Google Docs™ में report cards के लिए Mail Merge इस्तेमाल करें: Spreadsheet data से report card documents बनाने और result को PDF में बदलने के लिए Text To Table Converter इंस्टॉल करें।
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