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Google Docs™ में बिक्री चालान PDF बैच में बनाएं

जानें कि Google Docs™ में बिल्ट-इन Sales Invoice उदाहरण के साथ Mail Merge & Variables का उपयोग कैसे करें, सभी invoice documents बनाएं और पूरे बैच को PDF में बदलें।

Maikki

Maikki

क्या आपको एक ही Google Docs™ फ़ाइल को बार-बार एडिट किए बिना बहुत सारे invoices बनाने हैं? Mail Merge & Variables का उपयोग करके spreadsheet rows से invoice documents बनाएं, फिर पूरे तैयार बैच को PDF में बदल दें।

इस workflow को सीखने का सबसे तेज़ तरीका Google Docs™ में Load Sales Invoice Example है। यह मौजूदा mail merge session में एक तैयार invoice template और source sheet लोड करता है।

आपको क्या चाहिए

  • एक Google Docs™ फ़ाइल
  • Text To Table Converter add-on
  • सैंपल workflow को टेस्ट करने के लिए कुछ मिनट

Note: Load Sales Invoice Example Google Docs™ में उपलब्ध है। यह मौजूदा mail merge session में एक कॉपी किया गया invoice template और एक कॉपी किया गया Google Sheets™ source लोड करता है।

invoice बैच कैसे बनाएं

  1. कोई भी Google Docs™ फ़ाइल खोलें।
  2. Extensions > Text To Table Converter > Document Tools > Mail Merge & Variables... खोलें।
  3. सेटअप क्षेत्र में Load Sales Invoice Example पर क्लिक करें।
  4. Add-on द्वारा कॉपी किया गया invoice template और कॉपी की गई spreadsheet लोड होने तक प्रतीक्षा करें।
  5. Analyze Tags पर क्लिक करें।
  6. देखें कि invoice placeholders spreadsheet columns से कैसे map हो रहे हैं।
  7. पहले एक invoice preview देखने के लिए Create single document पर क्लिक करें।
  8. Preview खोलें और customer details, invoice number, line items, totals और formatting जांचें।
  9. अगर preview सही दिखता है, तो Create all documents पर क्लिक करें।

Tip: आप यही टूल sidebar में Document Tools → Merge → Mail Merge & Variables के तहत भी खोल सकते हैं।

स्क्रीनशॉट प्लेसहोल्डर: Mail Merge setup जिसमें Load Sales Invoice Example बटन और Analyze Tags action दिखाई दे रहा हो।

पूरे invoice बैच को PDF में बदलें

Create all documents पूरा होने के बाद results area preview mode से batch results mode में बदल जाता है।

  1. Invoice batch के generate होने की प्रतीक्षा करें।
  2. पूरे हुए results area में Convert all to PDF पर क्लिक करें।
  3. Add-on को generated invoice documents को PDF में बदलने दें।
  4. Conversion पूरा होने पर saved PDFs को Google Drive से खोलें।

यह बटन सभी generated documents को PDF में बदलकर Google Drive में सेव करता है। यह तब उपयोगी है जब आपको email या record keeping के लिए invoice PDFs चाहिए।

स्क्रीनशॉट प्लेसहोल्डर: पूरा हुआ mail merge batch result जिसमें Convert all to PDF बटन दिखाई दे रहा हो।

बैच पूरा होने के बाद आप क्या कर सकते हैं

  • Generated invoice documents को देखने के लिए left और right arrows का उपयोग करें
  • किसी generated invoice को फिर से review करने के लिए खोलें
  • अगर batch फिर चलाना हो तो किसी generated document को delete करें
  • एक document के लिए Convert to PDF या पूरे सेट के लिए Convert all to PDF का उपयोग करें

उदाहरण को अपनी invoice template से बदलने का सबसे अच्छा तरीका

शुरुआत में sample invoice template को रहने दें और केवल spreadsheet बदलें। इससे यह जांचना आसान होता है कि आपके column headers सही map हो रहे हैं या नहीं।

जब आपकी source sheet सही काम करने लगे, तब template को अपने invoice layout से बदलें। पूरा batch फिर चलाने से पहले हमेशा Create single document से टेस्ट करें।

Tip: जब mappings काम करने लगें, तब source headers को स्थिर रखें। बाद में header names बदलने से detected matches टूट सकते हैं।

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Invoice documents बनाएं और पूरे तैयार बैच को PDF में बदलें, बिना हर invoice को हाथ से बनाए।

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