Google Docs™ में बिक्री कोटेशन PDF बैच में बनाएं
जानें कि Google Docs™ में बिल्ट-इन Sales Quotation उदाहरण के साथ Mail Merge & Variables का उपयोग कैसे करें, सभी कोटेशन दस्तावेज़ बनाएं और पूरे बैच को PDF में बदलें।
Maikki
क्या आपको एक ही Google Docs™ फ़ाइल को बार-बार कॉपी किए बिना बहुत सारे ग्राहक कोटेशन बनाने हैं? Mail Merge & Variables का उपयोग करके स्प्रेडशीट की पंक्तियों को तैयार कोटेशन दस्तावेज़ों में बदलें, फिर पूरे बैच को PDF में बदल दें।
इस वर्कफ़्लो को सीखने का सबसे आसान तरीका Google Docs™ में दिया गया Load Sales Quotation Example बटन है। यह आपको एक तैयार कोटेशन टेम्पलेट और सोर्स शीट देता है, ताकि आप अपनी फ़ाइलें इस्तेमाल करने से पहले पूरा प्रोसेस टेस्ट कर सकें।
आपको क्या चाहिए
- एक Google Docs™ फ़ाइल
- Text To Table Converter add-on
- सैंपल वर्कफ़्लो को टेस्ट करने के लिए कुछ मिनट
Note: Load Sales Quotation Example Google Docs™ में उपलब्ध है। यह मौजूदा mail merge session में एक कॉपी किया गया quotation template और एक कॉपी किया गया Google Sheets™ source लोड करता है।
कोटेशन बैच कैसे बनाएं
- कोई भी Google Docs™ फ़ाइल खोलें।
Extensions>Text To Table Converter>Document Tools>Mail Merge & Variables...खोलें।- सेटअप क्षेत्र में
Load Sales Quotation Exampleपर क्लिक करें। - Add-on द्वारा कॉपी किया गया quotation template और कॉपी की गई spreadsheet लोड होने तक प्रतीक्षा करें।
Analyze Tagsपर क्लिक करें।- देखें कि quotation placeholders spreadsheet columns से कैसे map हो रहे हैं।
- पहले एक quotation preview देखने के लिए
Create single documentपर क्लिक करें। - Preview खोलें और customer details, quotation line items, totals और formatting जांचें।
- अगर preview सही दिखता है, तो
Create all documentsपर क्लिक करें।
Tip: आप यही टूल sidebar में Document Tools → Merge → Mail Merge & Variables के तहत भी खोल सकते हैं।
स्क्रीनशॉट प्लेसहोल्डर: Mail Merge setup जिसमें Load Sales Quotation Example बटन और Analyze Tags action दिखाई दे रहा हो।
पूरे बैच को PDF में बदलें
Create all documents पूरा होने के बाद results area preview mode से batch results mode में बदल जाता है।
- Quotation batch के generate होने की प्रतीक्षा करें।
- पूरे हुए results area में
Convert all to PDFपर क्लिक करें। - Add-on को generated quotation documents को PDF में बदलने दें।
- Conversion पूरा होने पर saved PDFs को Google Drive से खोलें।
यह बटन सभी generated documents को PDF में बदलकर Google Drive में सेव करता है। तैयार PDF quotations पाने का यह सबसे तेज़ तरीका है।
स्क्रीनशॉट प्लेसहोल्डर: पूरा हुआ mail merge batch result जिसमें Convert all to PDF बटन दिखाई दे रहा हो।
बैच पूरा होने के बाद आप क्या कर सकते हैं
- Generated quotation documents को देखने के लिए left और right arrows का उपयोग करें
- किसी generated quotation को फिर से review करने के लिए खोलें
- अगर batch फिर चलाना हो तो किसी generated document को delete करें
- एक document के लिए
Convert to PDFया पूरे सेट के लिएConvert all to PDFका उपयोग करें
उदाहरण को अपनी template से बदलने का सबसे अच्छा तरीका
शुरुआत में sample quotation template को रहने दें और केवल spreadsheet बदलें। इससे यह देखना आसान होता है कि आपके column headers सही map हो रहे हैं या नहीं।
जब आपकी source sheet सही काम करने लगे, तब template को अपने quotation layout से बदलें। पूरा batch फिर चलाने से पहले हमेशा Create single document से टेस्ट करें।
Tip: जब mappings काम करने लगें, तब source headers को स्थिर रखें। बाद में header names बदलने से detected matches टूट सकते हैं।
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Quotation documents बनाएं और पूरे बैच को PDF में बदलें, बिना हर फ़ाइल को हाथ से दोबारा बनाए।
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Text To Table Converter
Google Docs™ में quotations के लिए Mail Merge इस्तेमाल करें: Spreadsheet data से quotation documents बनाने और result को PDF में बदलने के लिए Text To Table Converter इंस्टॉल करें।
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