सामग्री पर जाएँ
गाइड
दस्तावेज़ टूलGoogle Workspace ऐड-ऑन

Smart Variables

Mail Merge workflows में तय text, images, तारीखों, फ़ाइल की जानकारी और AI report paragraphs के लिए दोबारा इस्तेमाल होने वाले placeholders इस्तेमाल करें।

जब आपके generated content का कोई हिस्सा सीधे spreadsheet column से नहीं आना चाहिए, तब Smart Variables इस्तेमाल करें।

Smart Variables आपके mail merge workflow के साथ सेव होते हैं, इसलिए पहले workflow सेव करें। ये Mail Merge & Variables के अंदर Smart Variables section में उपलब्ध हैं। यह panel फ़िलहाल Google Docs™ और Google Slides™ में दिखता है। Google Sheets™ में mail merge workflow उपलब्ध है, लेकिन Smart Variables panel अभी छिपा हुआ है।

आम इस्तेमाल#

  • हर generated फ़ाइल में एक ही कंपनी का पता या कानूनी text डालना।
  • मौजूदा तारीख या calculated due date जोड़ना।
  • Output के अंदर मौजूदा फ़ाइल का title या फ़ाइल का URL दोबारा इस्तेमाल करना।
  • चुने हुए spreadsheet columns से AI summary paragraph बनवाना।

उपलब्ध variable types#

आप सात types बना सकते हैं। Type सूची इन्हें Static, Dynamic और Interactive में समूहित करती है।

  • Plain Text: एक सेव किया हुआ मान जो हर output में दोबारा इस्तेमाल होता है।
  • Image: Drive की एक image जो हर output में दोबारा इस्तेमाल होती है।
  • Today's Date: चुने हुए format में मौजूदा तारीख।
  • Calculated Date: आज की तारीख से कुछ दिन आगे या पीछे की तारीख।
  • Current File Title: सक्रिय Doc या Slides का title।
  • Current File URL: सक्रिय Doc या Slides का लिंक।
  • Smart Report Paragraph: चुने हुए sheet columns और आपके prompt पर आधारित AI से बना text। यह हर generated फ़ाइल के लिए एक AI request इस्तेमाल करता है।

Note: पुराने सेव किए हुए workflows में Dropdown या Yes/No Condition variables हो सकते हैं। वे अब भी run से पहले चुनाव मांगते हैं, लेकिन आप नए नहीं बना सकते, और sidebar उन्हें edit नहीं कर सकता। बदलाव चाहिए तो उन्हें हटाकर किसी दूसरे type के रूप में दोबारा बनाएं।

Smart Variable जोड़ें#

  1. Docs या Slides में Mail Merge & Variables खोलें और Save for Next Use से workflow सेव करें।
  2. Smart Variables section को expand करें।
  3. + Add Variable पर क्लिक करें और Type चुनें।
  4. Name लिखें और type के अनुसार दूसरे fields भरें। Tag {$Name} के रूप में दिखता है।
  5. Save Variable पर क्लिक करें।
  6. Variable का tag कॉपी करने के लिए उस पर Copy क्लिक करें, जैसे {$CompanyAddress} या {$IssueDate}।
  7. उस tag को अपने Doc या Slides template में paste करें।
  8. Preview चलाकर पक्का करें कि resolve हुआ मान सही दिख रहा है।

Copy और Apply#

  • Copy शाब्दिक tag कॉपी करता है, जैसे {$CompanyAddress}। ऐसा कोई button नहीं है जो tag को आपके cursor पर डाल दे, इसलिए उसे खुद paste करें।
  • Apply खुली फ़ाइल में tag को उसके मान से बदल देता है। Docs में यह पहली occurrence बदलता है, और Slides में सभी occurrences। यह आपकी खुली फ़ाइल बदलता है, इसलिए इसे template की कॉपी पर इस्तेमाल करें या undo के लिए Ctrl+Z (Mac पर Cmd+Z) दबाएं।
  • Apply सिर्फ़ Docs और Slides में उपलब्ध है, और सिर्फ़ तब जब खुली फ़ाइल ही चुना हुआ template हो। Sheets में यह छिपा रहता है।

Smart Report Paragraphs के लिए नोट्स#

  • पहले mail merge की source spreadsheet चुनें।
  • Source sheet और वे columns चुनें जिन्हें AI इस्तेमाल करे।
  • जो paragraph चाहिए उसके लिए एक छोटा instruction prompt लिखें।
  • पूरी run से पहले एक preview बनाएं ताकि आप tone, लंबाई और structure जांच सकें।

संबंधित लिंक#

  • Mail Merge - Source चुनने, tags map करने और output फ़ाइलें बनाने वाले मुख्य mail merge workflow पर वापस जाएं।