Mail Merge

Utilisez Mail Merge lorsque vous souhaitez générer un fichier Google Docs™ ou Google Slides™ par ligne de feuille de calcul.

Vous pouvez ouvrir cette fonctionnalité dans Google Docs™, Google Slides™ ou Google Sheets™. Le module complémentaire vous aide à choisir la feuille source, faire correspondre les balises du modèle avec les colonnes sources, générer un aperçu d’un seul fichier, puis lancer le traitement complet avec un workflow enregistré.

Avant de commencer

• Placez les en-têtes source sur la première ligne de la feuille.
• Utilisez une seule fiche de données par ligne sous ces en-têtes.
• Ajoutez dans le modèle des espaces réservés comme {ClientName} ou <<Amount>>.
• Utilisez Advanced Options si vous avez besoin d’une feuille précise, d’une plage A1, d’un dossier de sortie ou d’un modèle de nom de fichier.
• Utilisez [RowNumber] dans le modèle de nom de sortie si vous avez besoin de noms de fichiers toujours uniques.

Démarrage rapide

1. Ouvrez Mail Merge & Variables depuis Document Tools.
2. Confirmez le contexte détecté :
   • dans Docs, le document actuel est le modèle par défaut
   • dans Slides, la présentation actuelle est le modèle par défaut
   • dans Sheets, la feuille actuelle est la source de données par défaut
3. Choisissez le fichier manquant :
   • Choose source si vous devez encore sélectionner la feuille
   • Choose target ou Choose template si vous devez encore choisir un modèle Docs ou Slides
4. Cliquez sur Analyze Tags.
5. Vérifiez les balises détectées et corrigez les mauvaises correspondances de colonnes.
6. Si nécessaire, créez des balises calculées pour des valeurs comme les sous-totaux, la taxe ou le solde restant.
7. Cliquez sur Create single document pour générer un aperçu.
8. Ouvrez l’aperçu et vérifiez les remplacements, la mise en forme et le nom du fichier.
9. Cliquez sur Create all documents seulement lorsque l’aperçu est correct.

Meilleur exemple pour commencer

Si vous découvrez cette fonctionnalité, commencez dans Google Docs™ avec Load Sales Quotation Example.

Cet exemple :

• copie un modèle de devis Google Docs™ déjà préparé
• copie une feuille source Google Sheets™ déjà préparée
• charge les deux fichiers directement dans la session Mail Merge en cours

Utilisez-le pour examiner les balises, lancer Analyze Tags, générer un seul aperçu, puis comparer le fichier généré avec les données de la ligne source.

Astuce

Commencez avec une très petite feuille source, idéalement deux ou trois lignes. Il est beaucoup plus simple de repérer les problèmes de correspondance ou de mise en forme avant de générer un gros lot.

Conseils de workflow

• Exécutez toujours Create single document avant Create all documents.
• Gardez les noms d’en-têtes source stables après avoir enregistré un workflow.
• Vérifiez les correspondances absentes ou peu fiables après Analyze Tags.
• Utilisez des balises calculées lorsque vous avez besoin de valeurs dérivées sans modifier la feuille source.
• Rouvrez la fonctionnalité plus tard pour restaurer le dernier état d’exécution, continuer un traitement ou nettoyer les documents créés.

Smart Variables

Les Smart Variables sont des espaces réservés optionnels comme {$IssueDate} ou {$SignatureBlock}. Utilisez-les lorsque la valeur ne provient pas directement d’une colonne source ou lorsque vous avez besoin d’une entrée réutilisable avant chaque exécution.

Pour le workflow complet des Smart Variables, utilisez le guide dédié ci-dessous.

Smart Variables Voir les types de variables disponibles, les étapes de configuration, le comportement de Apply et les limites actuelles selon l’application.

Liens associés

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Fusionner des documents Utilisez un autre workflow si votre objectif est de combiner plusieurs fichiers Google Docs™ existants dans un nouveau fichier.