Smart Variables
Utilisez des espaces réservés réutilisables pour du texte fixe, des images, des dates, des infos de fichier et des paragraphes de rapport IA dans Mail Merge.
Utilisez les Smart Variables lorsqu'une partie du contenu généré ne doit pas provenir directement d'une colonne de feuille de calcul.
Les Smart Variables sont enregistrées avec votre workflow de publipostage : enregistrez donc d'abord le workflow. Elles sont disponibles dans la section Smart Variables de Mail Merge & Variables. Le panneau est actuellement affiché dans Google Docs™ et Google Slides™. Dans Google Sheets™, le workflow de publipostage est disponible, mais le panneau Smart Variables est masqué pour le moment.
Utilisations courantes#
- Insérer la même adresse d'entreprise ou le même texte juridique dans chaque fichier généré.
- Ajouter la date du jour ou une date d'échéance calculée.
- Réutiliser le titre ou l'URL du fichier actuel dans le résultat.
- Générer un paragraphe de synthèse par IA à partir de colonnes de feuille de calcul sélectionnées.
Types de variables disponibles#
Vous pouvez créer sept types. La liste Type les regroupe en Static, Dynamic et Interactive.
- Plain Text : une valeur enregistrée, réutilisée dans chaque sortie.
- Image : une image Drive, réutilisée dans chaque sortie.
- Today's Date : la date du jour dans le format sélectionné.
- Calculated Date : une date décalée par rapport à aujourd'hui.
- Current File Title : le titre du Doc ou de la présentation Slides actifs.
- Current File URL : le lien du Doc ou de la présentation Slides actifs.
- Smart Report Paragraph : texte généré par l'IA à partir des colonnes de feuille sélectionnées et de votre requête. Il utilise une requête IA par fichier généré.
Remarque : d'anciens workflows enregistrés peuvent contenir des variables Dropdown ou Yes/No Condition. Elles demandent toujours un choix avant l'exécution, mais vous ne pouvez plus en créer de nouvelles et la barre latérale ne permet pas de les modifier. Supprimez-les et recréez-les sous un autre type si vous devez les changer.
Ajouter une Smart Variable#
- Ouvrez Mail Merge & Variables dans Docs ou Slides et enregistrez le workflow avec Save for Next Use.
- Développez la section Smart Variables.
- Cliquez sur + Add Variable et choisissez le Type.
- Saisissez le Name et renseignez les champs propres au type. La balise s'affiche sous la forme
{$Name}. - Cliquez sur Save Variable.
- Cliquez sur Copy sur la variable pour copier sa balise, par exemple
{$CompanyAddress}ou{$IssueDate}. - Collez cette balise dans votre modèle Doc ou Slides.
- Lancez un aperçu pour confirmer que la valeur résolue est correcte.
Copier et appliquer#
- Copy copie la balise littérale, par exemple
{$CompanyAddress}. Aucun bouton n'insère la balise à l'emplacement du curseur ; collez-la vous-même. - Apply remplace la balise par sa valeur dans le fichier ouvert. Dans Docs, il remplace la première occurrence ; dans Slides, il remplace toutes les occurrences. Il modifie le fichier que vous avez ouvert : utilisez-le donc sur une copie du modèle, ou appuyez sur Ctrl+Z (Cmd+Z sur Mac) pour annuler.
- Apply est disponible uniquement dans Docs et Slides, et seulement lorsque le fichier ouvert est le modèle sélectionné. Dans Sheets, il est masqué.
Remarques sur les Smart Report Paragraphs#
- Sélectionnez d'abord la feuille de calcul source du publipostage.
- Choisissez la feuille source et les colonnes que l'IA doit utiliser.
- Rédigez une courte instruction pour le paragraphe souhaité.
- Générez un aperçu avant l'exécution complète afin de vérifier le ton, la longueur et la structure.
Liens associés#
- Mail Merge - Revenez au workflow principal de publipostage pour choisir la source, associer les balises et générer les fichiers de sortie.
- Mail Merge & Variables - Retournez à la page de présentation de la fonction.