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Outils de documentModule Google Workspace

Mail Merge

Générez des fichiers Google Docs™ ou Slides™ à partir de données de feuille de calcul, avec aperçus, balises calculées, sortie PDF et workflows enregistrés.

Utilisez Mail Merge lorsque vous voulez générer un fichier Google Docs™ ou Google Slides™ par ligne de feuille de calcul.

Vous pouvez ouvrir la fonction dans Google Docs™, Google Slides™ ou Google Sheets™. Le module vous aide à choisir la feuille de calcul source, à associer les balises du modèle aux colonnes sources, à prévisualiser un fichier généré, puis à lancer la tâche complète avec les paramètres d'un workflow enregistré.

Avant de commencer#

  • Placez les en-têtes de votre source dans la première ligne de la feuille de calcul.
  • Utilisez un enregistrement par ligne sous ces en-têtes.
  • Ajoutez dans le modèle des espaces réservés tels que {ClientName} ou >.
  • Utilisez Advanced Options lorsque vous avez besoin d'une feuille source précise, d'une plage A1, d'un dossier de sortie ou d'un modèle de nom de fichier.
  • Utilisez [RowNumber] dans le modèle de nom de fichier lorsque vous avez besoin de noms de fichiers garantis uniques.

Démarrage rapide#

  1. Ouvrez Mail Merge & Variables depuis More tools ou depuis Document Tools > Merge.
  2. Confirmez le contexte détecté :
    • dans Docs, le document actuel est le modèle par défaut
    • dans Slides, la présentation actuelle est le modèle par défaut
    • dans Sheets, la feuille de calcul actuelle est la source de données par défaut
  3. Choisissez le fichier manquant :
    • Choose Spreadsheet si vous n'avez pas encore la source de données
    • Choose File ou Use Sample Template si vous n'avez pas encore le modèle dans Sheets
    • Choose another document as template (Docs) ou Choose another presentation as template (Slides) si vous voulez un modèle autre que le fichier ouvert
  4. Ouvrez Tag Mapping. Le module liste automatiquement les balises qu'il trouve dans le modèle. Cliquez sur l'icône d'actualisation (↻) pour recharger les balises et les colonnes sources après avoir modifié l'un des deux fichiers.
  5. Vérifiez les balises détectées et corrigez les associations de colonnes erronées. Apply Suggestions accepte les correspondances suggérées.
  6. Si nécessaire, cliquez sur Create Formula pour ajouter une balise calculée pour des valeurs telles que des sous-totaux, la TVA ou le solde restant. Describe Formula et Draft Formula permettent à l'IA de rédiger la formule à votre place.
  7. Cliquez sur Create single document pour générer un aperçu.
  8. Ouvrez l'aperçu et vérifiez les remplacements, la mise en forme et le nom du fichier.
  9. Cliquez sur Create all documents seulement lorsque l'aperçu est correct.

Actions rapides#

La section Quick Actions en haut vous aide à démarrer :

  • Load existing workflow... charge une configuration enregistrée précédemment.
  • Load Sales Quotation Example, Load Sales Invoice Example, Load Training Certificate Example et Load Report Card Example copient dans votre Drive un modèle et une feuille de calcul source préparés, puis les chargent dans la barre latérale.
  • Create from current document... (Docs) ou Create from current presentation... (Slides) analyse le fichier ouvert et crée pour lui un modèle avec espaces réservés ainsi qu'une source Google Sheets™. Cette étape utilise l'IA.

Paramètres de génération#

  • Row scope : choisissez All rows ou Selected rows.
  • Output file name pattern : prend en charge {Column Header} (par exemple {Full Name}) et [RowNumber]. Auto-suggest propose un modèle à l'aide de l'IA.
  • Source Data Selection : Auto detect trouve le tableau de données à votre place. Désactivez-le pour choisir un Worksheet et, en option, une Range A1.
  • Output Folder : choisissez un dossier dans Google Drive™, ou cliquez sur Use template folder pour enregistrer à côté du modèle.

Le meilleur premier exemple#

Si vous découvrez la fonction, commencez dans Google Docs™ et utilisez Load Sales Quotation Example.

Cet exemple :

  • copie un modèle de devis Google Docs™ préparé
  • copie une feuille de calcul source Google Sheets™ préparée
  • charge les deux fichiers directement dans la session de publipostage en cours

Servez-vous-en pour examiner les balises dans Tag Mapping, créer un aperçu unique, puis comparer le fichier généré avec les données de la ligne source.

Astuce : commencez avec une feuille source très petite, de deux ou trois lignes idéalement. Il est bien plus facile de repérer des problèmes d'association ou de mise en forme avant de générer un gros lot.

Résultats et sortie PDF#

Après une exécution, la section Results affiche les fichiers générés.

  • Open Document et Open Folder ouvrent le fichier ou son dossier.
  • Convert to PDF (résultat unique) ou Convert all to PDF (exécution complète) enregistre des copies PDF dans Google Drive™. Open PDF et Open all PDFs les ouvrent.
  • Delete Document et Delete All Created Documents suppriment les fichiers créés lors de l'exécution.

Enregistrer un workflow#

Cliquez sur Save for Next Use, donnez un nom au workflow (par exemple « Employee certificates ») et enregistrez. Vous pouvez conserver jusqu'à 50 workflows enregistrés. Rechargez-en un avec Load existing workflow....

L'IA dans Mail Merge#

La majeure partie de Mail Merge fonctionne sans IA. Ces éléments l'utilisent :

  • Les variables Smart Report Paragraph utilisent une requête IA par fichier généré.
  • Draft Formula pour les balises calculées.
  • Auto-suggest pour le modèle de nom de fichier de sortie.
  • Create from current document... et Create from current presentation....

Avec le forfait gratuit, les requêtes IA comptent dans vos 25 requêtes IA par période de 30 jours.

Conseils pour vos workflows#

  • Lancez toujours Create single document avant Create all documents.
  • Gardez stables les noms des en-têtes de la source après avoir enregistré un workflow.
  • Examinez dans Tag Mapping les associations non résolues ou à faible confiance.
  • Utilisez des balises calculées lorsque vous avez besoin de valeurs dérivées sans modifier la feuille source.
  • Rouvrez la fonction plus tard pour restaurer l'état de la dernière exécution, poursuivre une exécution ou nettoyer les documents créés.

Smart Variables#

Les Smart Variables sont des espaces réservés facultatifs, comme {$IssueDate} ou {$SignatureBlock}. Utilisez-les lorsque la valeur ne provient pas directement d'une colonne source.

Pour le workflow complet des Smart Variables, consultez le guide dédié ci-dessous.

  • Smart Variables - Découvrez les types de variables disponibles, les étapes de configuration, le comportement de l'application et les limites actuelles selon l'application.

Liens associés#

  • Merge Documents - Utilisez un autre workflow lorsque votre objectif est de combiner des fichiers Google Docs™ existants en un seul.

Exemples d'articles de blog#