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指南
文档工具Google Workspace 插件

Mail Merge

根据电子表格数据生成 Google 文档™或幻灯片™文件，支持预览、计算标签、PDF 输出和已保存的工作流。

当您想为电子表格的每一行生成一份 Google 文档™或 Google 幻灯片™文件时，请使用 Mail Merge。

您可以在 Google 文档™、Google 幻灯片™ 或 Google 表格™ 中打开此功能。插件会帮助您选择源电子表格、将模板标签与源数据列匹配、预览一个生成的文件，然后按已保存的工作流设置运行完整任务。

开始之前#

  • 将源数据的表头放在电子表格的第一行。
  • 在这些表头下，每行放置一条记录。
  • 在模板中添加占位符，例如 {ClientName} 或 >。
  • 当您需要指定源工作表、A1 区域、输出文件夹或输出文件名模式时，请使用 Advanced Options。
  • 当您需要确保文件名唯一时，请在文件名模式中使用 [RowNumber]。

快速入门#

  1. 从 More tools 或 Document Tools > Merge 打开 Mail Merge & Variables。
  2. 确认检测到的上下文：
    • 在 Docs 中，当前文档是默认模板
    • 在 Slides 中，当前演示文稿是默认模板
    • 在 Sheets 中，当前电子表格是默认数据源
  3. 选择缺少的文件：
    • 如果还没有数据源，请选择 Choose Spreadsheet
    • 如果在 Sheets 中还没有模板，请选择 Choose File 或 Use Sample Template
    • 如果想使用打开的文件以外的模板，请选择 Choose another document as template（Docs）或 Choose another presentation as template（Slides）
  4. 打开 Tag Mapping。插件会自动列出它在模板中找到的标签。更改任一文件后，点击刷新图标 (↻) 可重新加载标签和源数据列。
  5. 检查检测到的标签，并修正错误的列匹配。Apply Suggestions 会接受建议的匹配。
  6. 如有需要，点击 Create Formula 为小计、税额或剩余余额等值添加计算标签。Describe Formula 和 Draft Formula 可让 AI 为您编写公式。
  7. 点击 Create single document 生成一份预览。
  8. 打开预览，检查替换内容、格式和文件名。
  9. 确认预览无误后，再点击 Create all documents。

Quick Actions#

顶部的 Quick Actions 部分可帮助您快速上手：

  • Load existing workflow... 会加载您之前保存的设置。
  • Load Sales Quotation Example、Load Sales Invoice Example、Load Training Certificate Example 和 Load Report Card Example 会将准备好的模板和源电子表格复制到您的 Drive，并加载到侧边栏中。
  • Create from current document...（Docs）或 Create from current presentation...（Slides）会分析打开的文件，并为其构建带占位符的模板以及 Google 表格™源数据。此步骤会使用 AI。

生成设置#

  • Row scope：选择 All rows 或 Selected rows。
  • Output file name pattern：支持 {Column Header}（例如 {Full Name}）和 [RowNumber]。Auto-suggest 会使用 AI 提出一个模式。
  • Source Data Selection：Auto detect 会为您找到数据表。关闭它，可选择 Worksheet 和可选的 A1 Range。
  • Output Folder：选择 Google Drive™ 中的文件夹，或点击 Use template folder 保存在模板旁边。

最佳入门示例#

如果您是第一次学习此功能，请从 Google 文档™ 开始，并使用 Load Sales Quotation Example。

该示例会：

  • 复制一份准备好的 Google 文档™报价单模板
  • 复制一份准备好的 Google 表格™源电子表格
  • 将这两个文件直接加载到当前的邮件合并会话中

您可以用它来查看 Tag Mapping 中的标签，创建单个预览，然后将生成的文件与源数据行进行对比。

提示：先从很小的源工作表开始，最好只有两三行。在生成大批量文件之前，更容易发现映射或格式问题。

结果与 PDF 输出#

运行结束后，Results 部分会显示生成的文件。

  • Open Document 和 Open Folder 会打开文件或其所在的文件夹。
  • Convert to PDF（单个结果）或 Convert all to PDF（完整运行）会将 PDF 副本保存到 Google Drive™。Open PDF 和 Open all PDFs 会打开这些 PDF。
  • Delete Document 和 Delete All Created Documents 会删除本次运行中创建的文件。

保存工作流#

点击 Save for Next Use，为工作流命名（例如“Employee certificates”），然后保存。您最多可以保留 50 个已保存的工作流。之后可通过 Load existing workflow... 再次加载。

Mail Merge 中的 AI#

Mail Merge 的大部分功能无需 AI 即可运行。以下部分会用到 AI：

  • Smart Report Paragraph 变量，每生成一个文件使用一次 AI 请求。
  • 用于计算标签的 Draft Formula。
  • 用于输出文件名模式的 Auto-suggest。
  • Create from current document... 和 Create from current presentation...。

在免费方案中，AI 请求会计入您每 30 天 25 次的 AI 请求额度。

工作流提示#

  • 在运行 Create all documents 之前，务必先运行 Create single document。
  • 保存工作流后，请保持源数据表头名称不变。
  • 在 Tag Mapping 中检查未匹配或置信度较低的映射。
  • 当您需要派生值但不想修改源工作表时，请使用计算标签。
  • 之后重新打开此功能，可恢复最近一次的运行状态、继续运行，或清理已创建的文档。

Smart Variables#

Smart Variables 是可选的占位符，例如 {$IssueDate} 或 {$SignatureBlock}。当某个值不直接来自源数据列时，请使用它们。

有关 Smart Variables 的完整工作流，请参阅下方的专门指南。

  • Smart Variables - 了解可用的变量类型、设置步骤、应用行为以及当前各应用中的限制。

相关链接#

  • Merge Documents - 当您的目标是将现有的 Google 文档™文件合并为一个文件时，请使用另一种工作流。

示例博客文章#