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Mail Merge

了解如何根据表格数据生成 Google Docs™ 或 Google Slides™ 文件，包括预览运行、保存的工作流和计算标签。

当您想为表格中的每一行生成一个 Google Docs™ 或 Google Slides™ 文件时，请使用 Mail Merge。

您可以在 Google Docs™、Google Slides™ 或 Google Sheets™ 中打开此功能。此插件会帮助您选择来源表格、将模板标签与来源列对应、生成单个预览文件，然后使用已保存的工作流设置运行完整流程。

开始前准备

  • 将来源表头放在表格的第一行。
  • 在这些表头下方，每一行只保留一条记录。
  • 在模板中加入 {ClientName} 或 <> 之类的占位符。
  • 如果您需要特定工作表、A1 范围、输出文件夹或文件名模式，请使用 Advanced Options。
  • 如果您需要保证唯一文件名，请在输出命名模式中使用 [RowNumber]。

快速开始

  1. 从 Document Tools 打开 Mail Merge & Variables。
  2. 确认检测到的上下文：
  3. 在 Docs 中，当前文档是默认模板
  4. 在 Slides 中，当前演示文稿是默认模板
  5. 在 Sheets 中，当前表格是默认数据源
  6. 选择缺少的文件：
  7. 如果还没选择表格，点击 Choose source
  8. 如果还没选择 Docs 或 Slides 模板，点击 Choose target 或 Choose template
  9. 点击 Analyze Tags。
  10. 检查检测到的标签，并修正错误的列匹配。
  11. 如有需要，为小计、税额或剩余余额等值创建计算标签。
  12. 点击 Create single document 生成一个预览。
  13. 打开预览并检查替换结果、格式和文件名。
  14. 只有在预览正确后，再点击 Create all documents。

最适合入门的示例

如果您是第一次学习此功能，建议在 Google Docs™ 中开始，并使用 Load Sales Quotation Example。

该示例会：

  • 复制一份准备好的 Google Docs™ 报价模板
  • 复制一份准备好的 Google Sheets™ 来源表格
  • 直接将这两个副本载入当前 Mail Merge 会话

您可以用它来检查标签、运行 Analyze Tags、生成一个预览，然后将生成的文件与来源行数据进行对比。

Tip: 先从非常小的来源表开始，最好只有两到三行。这样在生成大批量文件之前，更容易发现映射或格式问题。

工作流提示

  • 请始终先运行 Create single document，再运行 Create all documents。
  • 保存工作流后，尽量保持来源表头名称稳定。
  • 运行 Analyze Tags 后，请检查所有未匹配或置信度较低的建议。
  • 当您需要派生值但又不想修改来源表时，请使用计算标签。
  • 之后重新打开此功能时，您可以恢复最近的运行状态、继续运行，或清理已创建的文档。

Smart Variables

Smart Variables 是可选占位符，例如 {$IssueDate} 或 {$SignatureBlock}。当某个值不直接来自来源列，或者您需要每次运行都可重复使用的输入时，请使用它们。

完整的 Smart Variables 流程请查看下方的专门指南。

  • Smart Variables - 查看可用变量类型、设置步骤、Apply 行为，以及当前各宿主中的限制。

相关链接

  • 合并文档 - 如果您的目标是把现有 Google Docs™ 文件合并成一个新文件，请使用另一种工作流。

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