Перейти до вмісту
Посібники
Інструменти документівДоповнення Google Workspace

Mail Merge

Створюйте файли Google Docs™ або Slides™ з даних таблиці з попереднім переглядом, обчислюваними тегами, виведенням у PDF і збереженими робочими процесами.

Скористайтеся Mail Merge, коли потрібно створити по одному файлу Google Docs™ або Google Slides™ на кожен рядок таблиці.

Відкрити функцію можна в Google Docs™, Google Slides™ або Google Sheets™. Додаток допомагає вибрати вихідну таблицю, зіставити теги шаблону зі стовпцями джерела, переглянути один створений файл, а потім запустити все завдання зі збереженими налаштуваннями робочого процесу.

Перш ніж почати#

  • Розмістіть заголовки джерела в першому рядку таблиці.
  • Використовуйте один запис на рядок під цими заголовками.
  • Додайте в шаблон заповнювачі, як-от {ClientName} або >.
  • Скористайтеся Advanced Options, коли потрібен конкретний аркуш-джерело, діапазон A1, папка виводу або шаблон назви вихідного файлу.
  • Використовуйте [RowNumber] у шаблоні назви файлу, коли потрібні гарантовано унікальні назви файлів.

Швидкий старт#

  1. Відкрийте Mail Merge & Variables через More tools або Document Tools > Merge.
  2. Підтвердьте виявлений контекст:
    • у Docs шаблоном за замовчуванням є поточний документ
    • у Slides шаблоном за замовчуванням є поточна презентація
    • у Sheets джерелом даних за замовчуванням є поточна таблиця
  3. Виберіть файл, якого бракує:
    • Choose Spreadsheet, якщо ще потрібне джерело даних
    • Choose File або Use Sample Template, якщо в Sheets ще потрібен шаблон
    • Choose another document as template (Docs) або Choose another presentation as template (Slides), якщо хочете використати шаблон, відмінний від відкритого файлу
  4. Відкрийте Tag Mapping. Додаток автоматично перелічує теги, які знаходить у шаблоні. Натисніть значок оновлення (↻), щоб перезавантажити теги та стовпці джерела після зміни будь-якого з файлів.
  5. Перегляньте виявлені теги й виправте неправильні зіставлення зі стовпцями. Apply Suggestions приймає запропоновані відповідності.
  6. За потреби натисніть Create Formula, щоб додати обчислюваний тег для таких значень, як проміжні суми, податок чи залишок до сплати. Describe Formula і Draft Formula дозволяють ШІ написати формулу за вас.
  7. Натисніть Create single document, щоб створити один попередній результат.
  8. Відкрийте його й перевірте заміни, форматування та назву файлу.
  9. Натискайте Create all documents лише тоді, коли попередній результат виглядає правильно.

Quick Actions#

Розділ Quick Actions угорі допомагає почати роботу:

  • Load existing workflow... завантажує налаштування, збережені раніше.
  • Load Sales Quotation Example, Load Sales Invoice Example, Load Training Certificate Example і Load Report Card Example копіюють підготовлений шаблон і таблицю-джерело на ваш Диск та завантажують їх у бічну панель.
  • Create from current document... (Docs) або Create from current presentation... (Slides) аналізує відкритий файл і створює для нього шаблон із заповнювачами та джерело у Google Sheets™. Цей крок використовує ШІ.

Налаштування створення#

  • Row scope: виберіть All rows або Selected rows.
  • Output file name pattern: підтримує {Column Header} (наприклад, {Full Name}) і [RowNumber]. Auto-suggest пропонує шаблон за допомогою ШІ.
  • Source Data Selection: Auto detect знаходить таблицю даних за вас. Вимкніть його, щоб вибрати Worksheet і, за бажанням, діапазон A1 у Range.
  • Output Folder: виберіть папку на Google Drive™ або натисніть Use template folder, щоб зберегти поруч із шаблоном.

Найкращий перший приклад#

Якщо ви вивчаєте функцію вперше, почніть у Google Docs™ і скористайтеся Load Sales Quotation Example.

Цей приклад:

  • копіює підготовлений шаблон комерційної пропозиції в Google Docs™
  • копіює підготовлену таблицю-джерело в Google Sheets™
  • завантажує обидва файли прямо в поточний сеанс злиття

Використайте його, щоб роздивитися теги в Tag Mapping, створити один попередній результат, а потім порівняти створений файл із даними рядка джерела.

Порада: почніть з дуже маленької таблиці-джерела, бажано з двох-трьох рядків. Набагато легше помітити проблеми зіставлення чи форматування до того, як створювати велику партію.

Результати та виведення в PDF#

Після запуску розділ Results показує створені файли.

  • Open Document і Open Folder відкривають файл або його папку.
  • Convert to PDF (один результат) або Convert all to PDF (весь запуск) зберігає копії PDF на Google Drive™. Open PDF і Open all PDFs відкривають їх.
  • Delete Document і Delete All Created Documents видаляють файли, створені під час запуску.

Збереження робочого процесу#

Натисніть Save for Next Use, дайте робочому процесу назву (наприклад, «Employee certificates») і збережіть. Можна зберігати до 50 робочих процесів. Знову завантажити один із них можна через Load existing workflow....

ШІ в Mail Merge#

Більшість функцій Mail Merge працює без ШІ. Його використовують такі частини:

  • Змінні Smart Report Paragraph використовують один запит до ШІ на кожен створений файл.
  • Draft Formula для обчислюваних тегів.
  • Auto-suggest для шаблону назви вихідного файлу.
  • Create from current document... і Create from current presentation....

У безкоштовному плані запити до ШІ враховуються в межах 25 запитів до ШІ за 30 днів.

Поради щодо робочого процесу#

  • Завжди запускайте Create single document перед Create all documents.
  • Зберігайте назви заголовків джерела незмінними після збереження робочого процесу.
  • Перевіряйте в Tag Mapping незіставлені відповідності або відповідності з низькою впевненістю.
  • Використовуйте обчислювані теги, коли потрібні похідні значення, але не хочете змінювати таблицю-джерело.
  • Відкрийте функцію пізніше, щоб відновити стан останнього запуску, продовжити запуск або прибрати створені документи.

Smart Variables#

Smart Variables - це необов'язкові заповнювачі, як-от {$IssueDate} або {$SignatureBlock}. Використовуйте їх, коли значення не береться безпосередньо зі стовпця джерела.

Повний процес роботи зі Smart Variables описано в окремому посібнику нижче.

  • Smart Variables - Ознайомтеся з доступними типами змінних, кроками налаштування, поведінкою застосування й поточними обмеженнями застосунків.

Пов'язані посилання#

  • Mail Merge & Variables - Поверніться на головну сторінку огляду цієї функції.
  • Merge Documents - Використовуйте інший процес, коли мета - об'єднати наявні файли Google Docs™ в один файл.

Приклади статей у блозі#