Посібники

Інструменти документів

Mail Merge

Дізнайтеся, як створювати файли Google Docs™ або Google Slides™ з даних таблиці, використовуючи попередній перегляд, збережені workflow та обчислювані теги.

Використовуйте Mail Merge, коли хочете створювати один файл Google Docs™ або Google Slides™ для кожного рядка таблиці.

Ви можете відкрити цю функцію в Google Docs™, Google Slides™ або Google Sheets™. Доповнення допомагає вибрати вихідну таблицю, зіставити теги шаблону з колонками джерела, створити попередній перегляд одного файлу, а потім запустити повний процес зі збереженими налаштуваннями workflow.

Перед початком

  • Розмістіть заголовки джерела в першому рядку таблиці.
  • Використовуйте один запис на кожен рядок під цими заголовками.
  • Додайте до шаблону заповнювачі, наприклад {ClientName} або <>.
  • Використовуйте Advanced Options, якщо потрібен певний аркуш, діапазон A1, папка для виводу або шаблон назви файлу.
  • Використовуйте [RowNumber] у шаблоні назви файлу, якщо потрібні гарантовано унікальні назви.

Швидкий старт

  1. Відкрийте Mail Merge & Variables з Document Tools.
  2. Підтвердьте виявлений контекст:
  3. у Docs поточний документ є шаблоном за замовчуванням
  4. у Slides поточна презентація є шаблоном за замовчуванням
  5. у Sheets поточна таблиця є джерелом даних за замовчуванням
  6. Виберіть файл, якого бракує:
  7. Choose source, якщо ще потрібно вибрати таблицю
  8. Choose target або Choose template, якщо ще потрібен шаблон Docs або Slides
  9. Натисніть Analyze Tags.
  10. Перевірте знайдені теги та виправте неправильні зіставлення колонок.
  11. За потреби створіть обчислювані теги для значень на кшталт підсумку, податку або залишку.
  12. Натисніть Create single document, щоб створити попередній результат.
  13. Відкрийте попередній результат і перевірте підстановки, форматування та назву файлу.
  14. Натискайте Create all documents лише після того, як попередній результат виглядає правильно.

Найкращий приклад для початку

Якщо ви вивчаєте цю функцію вперше, почніть у Google Docs™ і використайте Load Sales Quotation Example.

Цей приклад:

  • копіює підготовлений шаблон комерційної пропозиції Google Docs™
  • копіює підготовлену вихідну таблицю Google Sheets™
  • завантажує обидва файли безпосередньо в поточну сесію Mail Merge

Використайте його, щоб переглянути теги, запустити Analyze Tags, створити один попередній результат і порівняти згенерований файл з даними вихідного рядка.

Tip: Починайте з дуже маленької таблиці джерела, бажано з двох або трьох рядків. Так набагато простіше виявити проблеми зіставлення або форматування до запуску великого пакета.

Поради для workflow

  • Завжди запускайте Create single document перед Create all documents.
  • Після збереження workflow не змінюйте назви заголовків джерела.
  • Після Analyze Tags перевіряйте всі незіставлені або сумнівні підказки.
  • Використовуйте обчислювані теги, коли потрібні похідні значення без зміни вихідної таблиці.
  • Відкрийте функцію знову пізніше, щоб відновити останній стан запуску, продовжити процес або очистити створені документи.

Smart Variables

Smart Variables це додаткові заповнювачі, наприклад {$IssueDate} або {$SignatureBlock}. Використовуйте їх, коли значення не надходить безпосередньо з колонки джерела або коли вам потрібне багаторазове введення перед кожним запуском.

Повний workflow для Smart Variables дивіться в окремому посібнику нижче.

  • Smart Variables - Перегляньте доступні типи змінних, кроки налаштування, поведінку Apply та поточні обмеження за застосунками.

Пов’язані посилання

  • Mail Merge & Variables - Повернутися до основної сторінки огляду цієї функції.
  • Об'єднати документи - Використовуйте інший workflow, якщо ваша мета - об’єднати наявні файли Google Docs™ в один новий файл.

Приклади дописів у блозі