Mail MergeGoogle DocsSales QuotationPDFTemplates

Пакетно створюйте PDF-комерційні пропозиції в Google Docs™

Дізнайтеся, як використовувати Mail Merge & Variables у Google Docs™ з вбудованим прикладом Sales Quotation, створювати всі документи пропозицій і конвертувати весь пакет у PDF.

Maikki

Maikki

Потрібно створити багато комерційних пропозицій для клієнтів без постійного копіювання одного й того самого файла Google Docs™? Використовуйте Mail Merge & Variables, щоб перетворити рядки таблиці на готові документи пропозицій, а потім конвертувати весь пакет у PDF.

Найпростіше почати з вбудованої кнопки Load Sales Quotation Example у Google Docs™. Вона надає готовий шаблон комерційної пропозиції та вихідну таблицю, щоб ви могли перевірити весь процес перед використанням власних файлів.

Що вам потрібно

  • Файл Google Docs™
  • Доповнення Text To Table Converter
  • Кілька хвилин, щоб перевірити приклад

Note: Load Sales Quotation Example доступний у Google Docs™. Він завантажує скопійований шаблон пропозиції та скопійоване джерело Google Sheets™ у поточну сесію mail merge.

Як створити пакет пропозицій

  1. Відкрийте будь-який файл Google Docs™.
  2. Відкрийте Extensions > Text To Table Converter > Document Tools > Mail Merge & Variables....
  3. У блоці налаштування натисніть Load Sales Quotation Example.
  4. Зачекайте, поки доповнення завантажить скопійований шаблон пропозиції та скопійовану таблицю.
  5. Натисніть Analyze Tags.
  6. Перевірте, як заповнювачі пропозиції зіставляються зі стовпцями таблиці.
  7. Натисніть Create single document, щоб спочатку переглянути одну пропозицію.
  8. Відкрийте попередній перегляд і перевірте дані клієнта, позиції пропозиції, підсумки та форматування.
  9. Якщо попередній перегляд виглядає правильно, натисніть Create all documents.

Tip: Той самий інструмент також можна відкрити на бічній панелі в Document Tools → Merge → Mail Merge & Variables.

Заповнювач для скриншота: Налаштування Mail Merge з видимою кнопкою Load Sales Quotation Example і дією Analyze Tags.

Конвертуйте весь пакет у PDF

Після завершення Create all documents область результатів перемикається з режиму попереднього перегляду в режим пакетних результатів.

  1. Зачекайте, поки пакет пропозицій буде створено.
  2. У завершеній області результатів натисніть Convert all to PDF.
  3. Дозвольте доповненню конвертувати створені документи пропозицій у PDF.
  4. Відкрийте збережені PDF у Google Drive після завершення конвертації.

Ця кнопка конвертує всі створені документи у PDF і зберігає їх у Google Drive. Це найшвидший спосіб отримати готові до надсилання PDF-пропозиції.

Заповнювач для скриншота: Завершені результати пакета mail merge з видимою кнопкою Convert all to PDF.

Що можна робити після завершення пакета

  • Використовувати стрілки вліво та вправо, щоб переглядати створені документи пропозицій
  • Відкрити одну створену пропозицію, щоб ще раз її перевірити
  • Видалити створений документ, якщо потрібно запустити пакет повторно
  • Використовувати Convert to PDF для одного документа або Convert all to PDF для всього набору

Як найкраще замінити приклад власним шаблоном

Спочатку залиште шаблон прикладу й замініть лише таблицю. Так буде легше побачити, чи правильно зіставляються заголовки ваших стовпців.

Коли вихідна таблиця працює правильно, замініть шаблон власним макетом комерційної пропозиції. Завжди тестуйте через Create single document, перш ніж знову запускати весь пакет.

Tip: Зберігайте заголовки вихідної таблиці незмінними після того, як зіставлення почнуть працювати. Пізніші зміни назв можуть зламати виявлені збіги.

Отримайте доповнення

Створюйте документи пропозицій і конвертуйте готовий пакет у PDF без ручного відтворення кожного файла.

Text To Table Converter

Отримати додаток безкоштовно

Text To Table Converter

Використовуйте Mail Merge для комерційних пропозицій у Google Docs™: Установіть Text To Table Converter, щоб створювати документи пропозицій із даних таблиці та конвертувати результат у PDF.

Встановити безкоштовно

Пов’язані посібники

  • Mail Merge - Дізнайтеся про повний процес Mail Merge, включно з джерелом, зіставленнями, Smart Variables і збереженими workflows.
  • Save as PDF - Перегляньте інші способи експорту файлів Google Docs™ у PDF за допомогою доповнення.