Перейти до вмісту
Посібники
Інструменти документівДоповнення Google Workspace

Smart Variables

Використовуйте повторно застосовувані заповнювачі для тексту, зображень, дат, відомостей про файл і абзаців звіту від ШІ в робочих процесах Mail Merge.

Скористайтеся Smart Variables, коли частина створюваного вмісту не має братися безпосередньо зі стовпця таблиці.

Smart Variables зберігаються разом із вашим робочим процесом злиття, тому спершу збережіть робочий процес. Вони доступні в розділі Smart Variables усередині Mail Merge & Variables. Панель наразі показується в Google Docs™ і Google Slides™. У Google Sheets™ робочий процес злиття доступний, але панель Smart Variables поки що прихована.

Типові сценарії#

  • Вставляти ту саму адресу компанії або юридичний текст у кожен створений файл.
  • Додавати поточну дату або обчислену дату строку.
  • Повторно використовувати назву поточного файлу або посилання на нього у вихідному файлі.
  • Створювати абзац-підсумок за допомогою ШІ зі вибраних стовпців таблиці.

Доступні типи змінних#

Можна створювати сім типів. У списку Type їх згруповано як Static, Dynamic і Interactive.

  • Plain Text: одне збережене значення, що повторно використовується в кожному вихідному файлі.
  • Image: одне зображення з Диска, що повторно використовується в кожному вихідному файлі.
  • Today's Date: поточна дата у вибраному форматі.
  • Calculated Date: дата зі зсувом відносно сьогоднішньої.
  • Current File Title: назва активного файлу Doc або Slides.
  • Current File URL: посилання на активний файл Doc або Slides.
  • Smart Report Paragraph: текст, створений ШІ на основі вибраних стовпців таблиці та вашого запиту. Використовує один запит до ШІ на кожен створений файл.

Примітка: старі збережені робочі процеси можуть містити змінні Dropdown або Yes/No Condition. Вони, як і раніше, просять зробити вибір перед запуском, але створити нові такі змінні вже не можна, а бічна панель не дозволяє їх редагувати. Якщо потрібні зміни, видаліть їх і створіть заново як інший тип.

Додавання Smart Variable#

  1. Відкрийте Mail Merge & Variables у Docs або Slides і збережіть робочий процес кнопкою Save for Next Use.
  2. Розгорніть розділ Smart Variables.
  3. Натисніть + Add Variable і виберіть Type.
  4. Введіть Name і заповніть поля, специфічні для цього типу. Тег відображається як {$Name}.
  5. Натисніть Save Variable.
  6. Натисніть Copy біля змінної, щоб скопіювати її тег, наприклад {$CompanyAddress} або {$IssueDate}.
  7. Вставте цей тег у шаблон Doc або Slides.
  8. Запустіть попередній перегляд, щоб переконатися, що підставлене значення виглядає правильно.

Copy і Apply#

  • Copy копіює буквальний тег, наприклад {$CompanyAddress}. Кнопки, яка вставляє тег у місце розташування курсора, немає, тому вставте його самостійно.
  • Apply замінює тег його значенням у відкритому файлі. У Docs замінюється перше входження, а в Slides - усі входження. Кнопка змінює відкритий файл, тому користуйтеся нею на копії шаблону або натисніть Ctrl+Z (Cmd+Z на Mac), щоб скасувати.
  • Apply доступна лише в Docs і Slides, і лише тоді, коли відкритий файл є вибраним шаблоном. У Sheets її приховано.

Примітки щодо Smart Report Paragraphs#

  • Спершу виберіть таблицю-джерело для злиття.
  • Виберіть аркуш-джерело й стовпці, які має використовувати ШІ.
  • Напишіть короткий запит для потрібного абзацу.
  • Створіть попередній перегляд перед повним запуском, щоб перевірити тон, довжину й структуру.

Пов'язані посилання#

  • Mail Merge - Поверніться до основного процесу злиття: вибір джерела, зіставлення тегів і створення вихідних файлів.