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Convertir des tableauxModule Google Workspace

Mode Documents dans Google Sheets

Utilisez le mode Documents d'Image to Table pour transformer factures, reçus, formulaires et fichiers similaires en lignes dans Google Sheets™.

Utilisez le mode Documents dans Google Sheets™ lorsque vous voulez transformer des factures, des reçus, des relevés, des formulaires et des fichiers similaires en lignes d'une feuille, et pas seulement copier un tableau visible sur la page.

Il fonctionne mieux pour les tâches répétées, où le même type de document alimente chaque fois les mêmes colonnes.

Remarque : Image to Table est une fonction premium, et chaque extraction utilise aussi l'IA. Le forfait gratuit inclut 5 utilisations premium et 25 requêtes IA tous les 30 jours. Si vous n'avez plus de requêtes IA en cours de file, la file s'arrête, conserve les éléments déjà terminés et affiche une invitation à passer à une offre supérieure. Pro supprime ces deux limites.

Démarrage rapide#

  1. Dans Google Sheets™, ouvrez Tables & Convert > Image to Table dans la barre latérale.
  2. Ajoutez une image ou une page PDF. Documents est déjà sélectionné dans Sheets.
  3. Ouvrez Documents Setup et choisissez un type de document, ou laissez Auto-detect.
  4. Vérifiez les en-têtes de colonnes. Renommez, supprimez ou ajoutez des colonnes avec + Add column.
  5. Choisissez une ligne par document, ou plusieurs lignes par document.
  6. Lancez l'extraction, et les lignes sont insérées dans la feuille active.

Choisir le type de document#

Il existe 24 préréglages répartis en cinq groupes. Chaque préréglage est fourni avec des en-têtes de colonnes adaptés et indique à l'IA quel type de document attendre.

  • Finance & Accounting : Invoice / Bill, Receipt, Bank Statement, Tax Form, Check
  • Healthcare : Patient Intake Form, Prescription, Lab Report, Medical Chart, Insurance Claim
  • Legal & Administration : Contract, ID / Passport, Court Filing, Notarized Deed, Employment Form, Business Card
  • Logistics & Supply Chain : Bill of Lading (BOL), Packing Slip, Customs Declaration, Inventory Log
  • Education : Transcript, Application Form, Exam Paper, Library Archive

Utilisez Auto-detect si vous avez un doute, ou Custom pour décrire un type de document qui ne figure pas dans la liste.

Choisir les en-têtes de colonnes#

  • From First Scan (AI) : la première analyse examine le document et suggère des en-têtes.
  • Use Existing Sheet Headers : les données sont associées aux en-têtes déjà présents dans votre feuille. C'est le meilleur choix pour un journal continu.
  • From Category Preset : partez des en-têtes du préréglage sélectionné.

Quelle que soit la source choisie, vous pouvez modifier la liste avant l'extraction. Cliquez sur + Add column pour ajouter un champ que le préréglage n'inclut pas, comme un centre de coûts ou un numéro de bon de commande.

Enregistrer vos propres modèles#

Si vous extrayez souvent le même type de document, enregistrez la configuration pour ne pas avoir à la recréer à chaque fois.

  1. Configurez le type de document, les en-têtes de colonnes et la description comme vous le souhaitez.
  2. Cliquez sur Save as template et donnez un nom au modèle.
  3. La fois suivante, choisissez-le dans My templates en haut de la liste Document Type.

Les modèles sont enregistrés dans votre compte Google : ils sont donc disponibles dans toutes les feuilles de calcul. Pour en supprimer un, sélectionnez-le et cliquez sur Delete template.

Choisir la forme de la sortie#

  • Single row per document : chaque document devient une ligne de synthèse, par exemple dans un journal de dépenses ou un registre de factures.
  • Multiple rows per document : les éléments répétés obtiennent chacun leur ligne, par exemple les lignes d'une facture, les écritures d'un relevé ou les cours d'un relevé de notes.

Choisir le mode d'insertion#

  • Append rows : ajoute les nouvelles lignes sous les données existantes. Convient aux journaux et aux importations récurrentes.
  • Overwrite sheet : remplace le contenu de la feuille actuelle par le nouveau résultat.

Options supplémentaires#

  • Add source file column : ajoute une colonne Source file avec le nom de l'image ou du PDF dont provient chaque ligne. Activez-la lorsqu'un lot mélange plusieurs fichiers, afin de pouvoir remonter à la source de chaque ligne.
  • Apply column data types : une fois les lignes insérées, le module détecte un format pour chaque colonne (Date, Date & Time, Currency, Integer, Number, Percentage ou Text). Cliquez sur Continue pour ouvrir Review Column Formats, vérifiez les valeurs d'exemple, modifiez les formats si nécessaire, puis cliquez sur Apply Formats. Cette opération écrase les formats numériques existants de ces colonnes. Vous pouvez aussi l'exécuter plus tard avec le bouton Format Columns.

Astuce : pour les importations récurrentes, configurez d'abord la ligne d'en-têtes dans votre feuille et utilisez Use Existing Sheet Headers. Les colonnes restent alors les mêmes, quelle que soit la mise en page de chaque document.

Liens associés#

  • Table and Full Modes - Utilisez ces modes lorsque vous voulez un tableau classique ou le contenu complet de la page.