Documents dans Google Sheets

Utilisez le mode Documents dans Google Sheets™ quand vous voulez transformer des factures, reçus, relevés, formulaires et fichiers similaires en lignes d'une feuille, et pas seulement copier un tableau visible sur la page.

Ce mode fonctionne mieux pour des tâches répétitives, où le même type de document alimente toujours les mêmes colonnes.

Démarrage rapide#

1. Ouvrir Selected Image to Table dans Google Sheets™.
2. Ajouter une image ou une page de PDF, puis choisir Documents.
3. Ouvrir Documents Setup et choisir un type de document, ou laisser Auto-detect.
4. Vérifier les en-têtes de colonne. Renommer, supprimer ou ajouter des colonnes avec + Add column.
5. Choisir une ligne par document, ou plusieurs lignes par document.
6. Extraire, et les lignes sont insérées dans la feuille active.

Choisir le type de document#

Il existe 24 modèles répartis en cinq groupes. Chaque modèle propose des en-têtes de colonne adaptés et indique à l'IA quel type de document attendre.

• Finance & Accounting: Invoice / Bill, Receipt, Bank Statement, Tax Form, Check
• Healthcare: Patient Intake Form, Prescription, Lab Report, Medical Chart, Insurance Claim
• Legal & Administration: Contract, ID / Passport, Court Filing, Notarized Deed, Employment Form, Business Card
• Logistics & Supply Chain: Bill of Lading (BOL), Packing Slip, Customs Declaration, Inventory Log
• Education: Transcript, Application Form, Exam Paper, Library Archive

Utiliser Auto-detect en cas de doute, ou Custom pour décrire un type de document absent de la liste.

Choisir les en-têtes de colonne#

• From First Scan (AI) : le premier scan observe le document et suggère des en-têtes.
• Use Existing Sheet Headers : les données sont associées aux en-têtes déjà présents dans votre feuille. Le meilleur choix pour un journal continu.
• From Category Preset : partir des en-têtes du modèle sélectionné.

Quelle que soit la source choisie, vous pouvez modifier la liste avant l'extraction. Cliquez sur + Add column pour ajouter un champ absent du modèle, comme un centre de coûts ou un numéro de bon de commande.

Enregistrer vos propres modèles#

Si vous extrayez souvent le même type de document, enregistrez la configuration pour ne pas devoir la reconstruire chaque fois.

1. Configurer le type de document, les en-têtes de colonne et la description comme vous le souhaitez.
2. Cliquer sur Save as template et donner un nom au modèle.
3. La prochaine fois, le choisir dans My templates, en haut de la liste Document Type.

Les modèles sont enregistrés sur votre compte Google, donc disponibles dans chaque feuille de calcul. Pour en retirer un, le sélectionner et cliquer sur Delete template.

Choisir la forme de sortie#

• Single row per document : chaque document devient une ligne récapitulative, par exemple dans un registre de dépenses ou de factures.
• Multiple rows per document : les éléments répétés obtiennent leurs propres lignes, par exemple les lignes de facture, les entrées de relevé ou les cours dans un relevé de notes.

Choisir comment insérer#

• Append rows : ajoute les nouvelles lignes sous les données existantes. Utile pour les journaux et les imports récurrents.
• Overwrite sheet : remplace le contenu de la feuille actuelle par le nouveau résultat.

Liens associés#

• Queue and PDF Pages : ajoutez plusieurs images ou pages de PDF sélectionnées avant de lancer le mode Documents.

• Table and Full Modes : utilisez ces modes quand vous voulez un tableau classique ou le contenu complet de la page.

• Image to Table : retour à l'aperçu d'Image to Table.