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轉換表格Google Workspace 外掛程式

Google 試算表中的 Documents 模式

使用 Image to Table 的 Documents 模式，將發票、收據、表單和類似檔案轉換為 Google 試算表™中的資料列。

在 Google 試算表™中使用 Documents 模式，可將發票、收據、對帳單、表單和類似檔案轉換成工作表中的資料列，而不只是複製頁面上看得到的表格。

它最適合重複性的工作，也就是同一類文件每次都放進相同的欄位。

注意： Image to Table 是進階功能，而且每次擷取也會使用 AI。免費方案每 30 天包含 5 次進階功能使用和 25 次 AI 請求。當佇列處理到一半用完 AI 請求時，佇列會停止、保留已完成的項目，並顯示升級提示。Pro 則沒有這兩項限制。

快速開始#

  1. 在 Google 試算表™的側邊欄中，開啟 Tables & Convert > Image to Table。
  2. 加入圖片或 PDF 頁面。在試算表中已預設選擇 Documents。
  3. 開啟 Documents Setup 並選擇文件類型，或保留為 Auto-detect。
  4. 檢查欄位標題。使用 + Add column 重新命名、移除或新增欄位。
  5. 選擇每份文件一列，或每份文件多列。
  6. 執行擷取，資料列就會插入目前的工作表。

選擇文件類型#

共有 24 種預設類型，分為五個群組。每種預設類型都附有合適的欄位標題，並告訴 AI 該預期什麼類型的文件。

  • Finance & Accounting：Invoice / Bill、Receipt、Bank Statement、Tax Form、Check
  • Healthcare：Patient Intake Form、Prescription、Lab Report、Medical Chart、Insurance Claim
  • Legal & Administration：Contract、ID / Passport、Court Filing、Notarized Deed、Employment Form、Business Card
  • Logistics & Supply Chain：Bill of Lading (BOL)、Packing Slip、Customs Declaration、Inventory Log
  • Education：Transcript、Application Form、Exam Paper、Library Archive

如果不確定，請使用 Auto-detect；如果要描述清單上沒有的文件類型，請使用 Custom。

選擇欄位標題#

  • From First Scan (AI)：第一次掃描時會查看文件並建議標題。
  • Use Existing Sheet Headers：資料會對應到您工作表中現有的標題。這是持續累積記錄時的最佳選擇。
  • From Category Preset：從所選預設類型的標題開始。

無論選擇哪個來源，您都可以在擷取前編輯清單。按一下 + Add column，即可新增預設類型未包含的欄位，例如成本中心或採購單編號。

儲存您自己的範本#

如果您經常擷取同一類文件，可以儲存設定，免得每次都要重新設定。

  1. 依照您想要的方式設定文件類型、欄位標題和說明。
  2. 按一下 Save as template，並為範本命名。
  3. 下次可以從 Document Type 清單頂端的 My templates 中選擇它。

範本會儲存在您的 Google 帳戶中，因此在每份試算表中都能使用。若要移除範本，請選取它並按一下 Delete template。

選擇輸出形式#

  • Single row per document：每份文件成為一列摘要，例如用於費用記錄或發票登記簿。
  • Multiple rows per document：重複的項目各自成為一列，例如發票明細項目、對帳單條目，或成績單上的課程。

選擇插入方式#

  • Append rows：將新資料列加到現有資料下方。適合用於記錄和定期匯入。
  • Overwrite sheet：以新結果取代目前工作表的內容。

選用的額外功能#

  • Add source file column：新增一個 Source file 欄，內含每列所屬圖片或 PDF 的名稱。當一個批次混合了多個檔案時，請開啟此選項，這樣每一列都能追溯來源。
  • Apply column data types：插入資料列後，外掛程式會偵測每一欄的格式（Date、Date & Time、Currency、Integer、Number、Percentage 或 Text）。按一下 Continue 開啟 Review Column Formats，檢查範例值、變更任何格式，然後按一下 Apply Formats。這會覆蓋這些欄位中現有的數字格式。您之後也可以使用 Format Columns 按鈕來執行。

提示： 對於定期匯入，請先在工作表中設定好標題列，並使用 Use Existing Sheet Headers。這樣無論每份文件的版面如何，欄位都會保持一致。

相關連結#