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Google Sheets 中的文件

使用 Image to Table 的 Documents 模式，將發票、收據、表單和類似檔案轉成 Google Sheets™ 中的工作表列。

當你想把發票、收據、帳單、表單等檔案轉換成試算表中的列,而不只是複製頁面上看得到的表格時,在 Google Sheets™ 中使用 Documents 模式。

它最適合處理重複性工作,也就是每次都要把同一類文件填入相同的欄。

注意: Image to Table 是付費功能。免費版每 30 天有 20 次付費用量,Pro 版則不限次數。

Quick Start#

  1. 在 Google Sheets™ 中開啟 Selected Image to Table。
  2. 新增圖片或 PDF 頁面,然後選擇 Documents。
  3. 開啟 Documents Setup,選擇一種文件類型,或保持在 Auto-detect。
  4. 檢查欄標題,用 + Add column 重新命名、移除或新增欄。
  5. 選擇每份文件產生一列,還是每份文件產生多列。
  6. 按下 Extract,這些列就會插入到目前的工作表中。

Pick the Document Type#

共有 24 個預設集,分成五個群組。每個預設集都內建合適的欄標題,並會告訴 AI 該辨識哪一種文件。

  • Finance & Accounting:Invoice / Bill、Receipt、Bank Statement、Tax Form、Check
  • Healthcare:Patient Intake Form、Prescription、Lab Report、Medical Chart、Insurance Claim
  • Legal & Administration:Contract、ID / Passport、Court Filing、Notarized Deed、Employment Form、Business Card
  • Logistics & Supply Chain:Bill of Lading (BOL)、Packing Slip、Customs Declaration、Inventory Log
  • Education:Transcript、Application Form、Exam Paper、Library Archive

不確定時用 Auto-detect,或用 Custom 描述清單上沒有的文件類型。

Choose the Column Headers#

  • From First Scan (AI):第一次掃描會分析文件並建議欄標題。
  • Use Existing Sheet Headers:資料會對應到工作表中已有的標題,是持續記錄的最佳選擇。
  • From Category Preset:從所選預設集的欄標題開始。

不管選哪種來源,擷取前都可以編輯這份清單。按 + Add column 可以新增預設集沒有的欄位,例如成本中心或採購單號。

Save Your Own Templates#

如果你常常擷取同一類文件,可以把設定存起來,之後就不用每次重新建立。

  1. 依你想要的方式設定好文件類型、欄標題和說明。
  2. 按 Save as template 並幫範本命名。
  3. 下次可以在 Document Type 清單最上方的 My templates 中選取它。

範本會存到你的 Google 帳戶,可以在任何試算表中使用。要刪除範本,選取它後按 Delete template。

Choose the Output Shape#

  • Single row per document:每份文件產生一列摘要,例如用在費用紀錄或發票登記。
  • Multiple rows per document:重複出現的項目各自成一列,例如發票明細、帳單條目,或成績單上的課程。

Choose How to Insert#

  • Append rows:把新的列加到現有資料下方,適合日誌和重複匯入。
  • Overwrite sheet:用新的結果取代目前工作表的全部內容。

提示: 對於重複性匯入,先在工作表中設好標題列,再使用 Use Existing Sheet Headers。這樣不管每份文件的版面怎麼變,欄都會保持一致。

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