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Mail Merge

Aprenda a generar archivos de Google Docs™ o Google Slides™ a partir de datos de hojas de cálculo con vistas previas, flujos guardados y etiquetas calculadas.

Use Mail Merge cuando quiera generar un archivo de Google Docs™ o Google Slides™ por cada fila de una hoja de cálculo.

Puede abrir la función en Google Docs™, Google Slides™ o Google Sheets™. El complemento le ayuda a elegir la hoja fuente, relacionar las etiquetas de la plantilla con las columnas de origen, generar una vista previa de un solo archivo y luego ejecutar el proceso completo con la configuración guardada del flujo.

Antes de comenzar

  • Coloque los encabezados de origen en la primera fila de la hoja.
  • Use un registro por fila debajo de esos encabezados.
  • Añada marcadores como {ClientName} o <> en la plantilla.
  • Use Advanced Options cuando necesite una hoja específica, un rango A1, una carpeta de salida o un patrón de nombre de archivo.
  • Use [RowNumber] en el patrón de nombre de salida cuando necesite nombres únicos garantizados.

Inicio rápido

  1. Abra Mail Merge & Variables desde Document Tools.
  2. Confirme el contexto detectado:
  3. en Docs, el documento actual es la plantilla predeterminada
  4. en Slides, la presentación actual es la plantilla predeterminada
  5. en Sheets, la hoja actual es la fuente de datos predeterminada
  6. Elija el archivo que falte:
  7. Choose source si todavía necesita seleccionar la hoja
  8. Choose target o Choose template si todavía necesita una plantilla de Docs o Slides
  9. Haga clic en Analyze Tags.
  10. Revise las etiquetas detectadas y corrija cualquier asignación incorrecta.
  11. Si lo necesita, cree etiquetas calculadas para valores como subtotales, impuestos o saldo restante.
  12. Haga clic en Create single document para generar una sola vista previa.
  13. Abra la vista previa y revise los reemplazos, el formato y el nombre del archivo.
  14. Haga clic en Create all documents solo cuando la vista previa se vea correcta.

Mejor ejemplo para empezar

Si va a aprender la función por primera vez, empiece en Google Docs™ y use Load Sales Quotation Example.

Ese ejemplo:

  • copia una plantilla preparada de cotización en Google Docs™
  • copia una hoja de cálculo preparada en Google Sheets™
  • carga ambos archivos directamente en la sesión actual de Mail Merge

Úselo para revisar las etiquetas, ejecutar Analyze Tags, generar una sola vista previa y luego comparar el archivo generado con los datos de la fila de origen.

Tip: Empiece con una hoja fuente muy pequeña, idealmente de dos o tres filas. Así es mucho más fácil detectar problemas de asignación o formato antes de generar un lote grande.

Consejos para el flujo de trabajo

  • Ejecute siempre Create single document antes de Create all documents.
  • Mantenga estables los nombres de los encabezados después de guardar un flujo.
  • Revise las coincidencias no asignadas o de baja confianza después de Analyze Tags.
  • Use etiquetas calculadas cuando necesite valores derivados sin modificar la hoja fuente.
  • Vuelva a abrir la función más adelante para restaurar el último estado de ejecución, continuar un proceso o limpiar documentos creados.

Smart Variables

Smart Variables son marcadores opcionales como {$IssueDate} o {$SignatureBlock}. Úselos cuando el valor no venga directamente de una columna de origen o cuando necesite una entrada reutilizable para cada ejecución.

Para ver el flujo completo de Smart Variables, use la guía específica a continuación.

  • Smart Variables - Vea los tipos disponibles de variables, los pasos de configuración, el comportamiento de Apply y las limitaciones actuales por aplicación.

Enlaces relacionados

  • Combinar documentos - Use otro flujo cuando su objetivo sea combinar archivos existentes de Google Docs™ en un archivo nuevo.

Publicaciones de ejemplo