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Guías
Herramientas de documentosComplemento de Google Workspace

Mail Merge

Genere archivos de Google Docs™ o Slides™ desde una hoja de cálculo con vistas previas, etiquetas calculadas, salida en PDF y flujos de trabajo guardados.

Use Mail Merge cuando quiera generar un archivo de Google Docs™ o Google Slides™ por cada fila de una hoja de cálculo.

Puede abrir la función en Google Docs™, Google Slides™ o Google Sheets™. El complemento le ayuda a elegir la hoja de cálculo de origen, asociar las etiquetas de la plantilla con las columnas de origen, previsualizar un archivo generado y, después, ejecutar el trabajo completo con los ajustes del flujo de trabajo guardado.

Antes de empezar#

  • Ponga los encabezados de origen en la primera fila de la hoja de cálculo.
  • Use un registro por fila bajo esos encabezados.
  • Añada marcadores en la plantilla, como {ClientName} o >.
  • Use Advanced Options cuando necesite una hoja de origen concreta, un rango A1, una carpeta de salida o un patrón para el nombre de los archivos de salida.
  • Use [RowNumber] en el patrón del nombre de archivo cuando necesite nombres de archivo únicos garantizados.

Inicio rápido#

  1. Abra Mail Merge & Variables desde More tools o desde Document Tools > Merge.
  2. Confirme el contexto detectado:
    • en Docs, el documento actual es la plantilla predeterminada
    • en Slides, la presentación actual es la plantilla predeterminada
    • en Sheets, la hoja de cálculo actual es el origen de datos predeterminado
  3. Elija el archivo que falta:
    • Choose Spreadsheet si aún necesita el origen de datos
    • Choose File o Use Sample Template si aún necesita la plantilla en Sheets
    • Choose another document as template (Docs) o Choose another presentation as template (Slides) si quiere una plantilla distinta del archivo abierto
  4. Abra Tag Mapping. El complemento muestra automáticamente las etiquetas que encuentra en la plantilla. Haga clic en el icono de actualizar (↻) para volver a cargar las etiquetas y las columnas de origen después de cambiar cualquiera de los dos archivos.
  5. Revise las etiquetas detectadas y corrija las asociaciones de columna incorrectas. Apply Suggestions acepta las asociaciones sugeridas.
  6. Si lo necesita, haga clic en Create Formula para añadir una etiqueta calculada para valores como subtotales, impuestos o saldo pendiente. Describe Formula y Draft Formula permiten que la IA escriba la fórmula por usted.
  7. Haga clic en Create single document para generar una vista previa.
  8. Abra la vista previa y compruebe los reemplazos, el formato y el nombre del archivo.
  9. Haga clic en Create all documents solo cuando la vista previa sea correcta.

Quick Actions#

La sección Quick Actions de la parte superior le ayuda a empezar:

  • Load existing workflow... carga una configuración que guardó antes.
  • Load Sales Quotation Example, Load Sales Invoice Example, Load Training Certificate Example y Load Report Card Example copian en su Drive una plantilla y una hoja de cálculo de origen ya preparadas, y las cargan en la barra lateral.
  • Create from current document... (Docs) o Create from current presentation... (Slides) analiza el archivo abierto y crea una plantilla con marcadores y un origen en Google Sheets™. Este paso usa IA.

Ajustes de generación#

  • Row scope: elija All rows o Selected rows.
  • Output file name pattern: admite {Column Header} (por ejemplo, {Full Name}) y [RowNumber]. Auto-suggest propone un patrón con IA.
  • Source Data Selection: Auto detect encuentra la tabla de datos por usted. Desactívelo para elegir una Worksheet y un Range A1 opcional.
  • Output Folder: elija una carpeta de Google Drive™, o haga clic en Use template folder para guardar junto a la plantilla.

El mejor primer ejemplo#

Si está aprendiendo la función por primera vez, empiece en Google Docs™ y use Load Sales Quotation Example.

Ese ejemplo:

  • copia una plantilla de cotización de Google Docs™ ya preparada
  • copia una hoja de cálculo de origen de Google Sheets™ ya preparada
  • carga ambos archivos directamente en la sesión actual de combinación de correspondencia

Úselo para inspeccionar las etiquetas en Tag Mapping, crear una vista previa única y comparar después el archivo generado con los datos de la fila de origen.

Consejo: empiece con una hoja de origen muy pequeña, idealmente de dos o tres filas. Es mucho más fácil detectar problemas de asociación o de formato antes de generar un lote grande.

Resultados y salida en PDF#

Después de una ejecución, la sección Results muestra los archivos generados.

  • Open Document y Open Folder abren el archivo o su carpeta.
  • Convert to PDF (un resultado) o Convert all to PDF (ejecución completa) guarda copias en PDF en Google Drive™. Open PDF y Open all PDFs las abren.
  • Delete Document y Delete All Created Documents eliminan los archivos creados en la ejecución.

Guardar un flujo de trabajo#

Haga clic en Save for Next Use, ponga nombre al flujo de trabajo (por ejemplo, «Employee certificates») y guárdelo. Puede conservar hasta 50 flujos de trabajo guardados. Vuelva a cargar uno con Load existing workflow....

IA en Mail Merge#

La mayor parte de Mail Merge se ejecuta sin IA. Estas partes sí la usan:

  • Las variables Smart Report Paragraph usan una solicitud de IA por cada archivo generado.
  • Draft Formula para las etiquetas calculadas.
  • Auto-suggest para el patrón del nombre del archivo de salida.
  • Create from current document... y Create from current presentation....

En el plan gratuito, las solicitudes de IA cuentan para sus 25 solicitudes de IA cada 30 días.

Consejos para el flujo de trabajo#

  • Ejecute siempre Create single document antes de Create all documents.
  • Mantenga estables los nombres de los encabezados de origen después de guardar un flujo de trabajo.
  • Revise en Tag Mapping las asociaciones sin coincidencia o de baja confianza.
  • Use etiquetas calculadas cuando necesite valores derivados pero no quiera modificar la hoja de origen.
  • Vuelva a abrir la función más tarde para restaurar el estado de la última ejecución, continuar una ejecución o limpiar los documentos creados.

Smart Variables#

Las Smart Variables son marcadores opcionales como {$IssueDate} o {$SignatureBlock}. Úselas cuando el valor no proceda directamente de una columna de origen.

Para ver el flujo completo de Smart Variables, use la guía específica de más abajo.

  • Smart Variables - Consulte los tipos de variable disponibles, los pasos de configuración, el comportamiento de Apply y las limitaciones actuales según la aplicación.

Enlaces relacionados#

  • Combinar documentos - Use otro flujo de trabajo cuando su objetivo sea combinar archivos de Google Docs™ existentes en un solo archivo.

Entradas de blog de ejemplo#