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Genera certificados de formación en PDF por lotes en Google Docs™

Aprende a usar Mail Merge & Variables en Google Docs™ con el ejemplo integrado de Training Certificate, generar todos los documentos de certificado y convertir todo el lote a PDF.

Maikki

Maikki

¿Necesitas emitir muchos certificados después de un taller o una sesión de formación? Usa Mail Merge & Variables para generar documentos de certificado a partir de datos de hojas de cálculo y luego convertir el lote terminado a PDF.

El punto de partida más simple es Load Training Certificate Example en Google Docs™. Carga una plantilla de certificado de ejemplo y una hoja de origen en la sesión actual de mail merge.

Qué necesitas

  • Un archivo de Google Docs™
  • El complemento Text To Table Converter
  • Unos minutos para probar el flujo de ejemplo

Note: Load Training Certificate Example está disponible en Google Docs™. Carga una plantilla de certificado copiada y una fuente copiada de Google Sheets™ en la sesión actual de mail merge.

Cómo crear un lote de certificados

  1. Abre cualquier archivo de Google Docs™.
  2. Abre Extensions > Text To Table Converter > Document Tools > Mail Merge & Variables....
  3. En el área de configuración, haz clic en Load Training Certificate Example.
  4. Espera mientras el complemento carga la plantilla de certificado copiada y la hoja copiada.
  5. Haz clic en Analyze Tags.
  6. Revisa cómo los marcadores del certificado se asignan a las columnas de la hoja.
  7. Haz clic en Create single document para previsualizar primero un certificado.
  8. Abre la vista previa y revisa el nombre del participante, el nombre de la formación, los datos de finalización y el formato.
  9. Si la vista previa se ve correcta, haz clic en Create all documents.

Tip: También puedes abrir la misma herramienta desde la barra lateral en Document Tools → Merge → Mail Merge & Variables.

Marcador de posición de captura: Configuración de Mail Merge con el botón Load Training Certificate Example y la acción Analyze Tags visibles.

Convierte todo el lote de certificados a PDF

Después de que termine Create all documents, el área de resultados cambia del modo de vista previa al modo de resultados por lote.

  1. Espera a que termine de generarse el lote de certificados.
  2. En el área de resultados completados, haz clic en Convert all to PDF.
  3. Deja que el complemento convierta los documentos de certificado generados.
  4. Abre los PDF guardados en Google Drive cuando termine la conversión.

Ese botón convierte todos los documentos generados a PDF y los guarda en Google Drive. Es útil cuando necesitas certificados listos para compartir, archivar o imprimir.

Marcador de posición de captura: Resultados del lote de mail merge completado con el botón Convert all to PDF visible.

Qué puedes hacer cuando termina el lote

  • Usar las flechas izquierda y derecha para recorrer los documentos de certificado generados
  • Abrir un certificado generado para revisarlo otra vez
  • Eliminar un documento generado si necesitas volver a ejecutar el lote
  • Usar Convert to PDF para un solo documento generado, o Convert all to PDF para todo el conjunto

La mejor forma de sustituir el ejemplo por tu propia plantilla

Empieza manteniendo la plantilla de ejemplo y cambiando solo la hoja de cálculo. Así te resultará más fácil confirmar que nombres, fechas y campos del curso se asignan correctamente.

Cuando tu hoja de origen funcione, sustituye la plantilla por tu propio diseño de certificado. Haz siempre una prueba con Create single document antes de ejecutar de nuevo todo el lote.

Tip: Mantén estables los encabezados de la fuente una vez que las asignaciones funcionen. Cambiar los nombres más adelante puede romper las coincidencias detectadas.

Obtén el complemento

Crea documentos de certificado y convierte el lote terminado a PDF sin editar cada certificado uno por uno.

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Usa Mail Merge para certificados en Google Docs™: Instala Text To Table Converter para generar documentos de certificado a partir de datos de hojas de cálculo y convertir el resultado a PDF.

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