Smart Variables
Use marcadores reutilizables para texto fijo, imágenes, fechas, datos de archivos y párrafos de informe con IA en los flujos de trabajo de Mail Merge.
Use Smart Variables cuando una parte del contenido generado no deba proceder directamente de una columna de la hoja de cálculo.
Las Smart Variables se guardan con su flujo de trabajo de combinación de correspondencia, así que guarde primero el flujo de trabajo. Están disponibles en la sección Smart Variables dentro de Mail Merge & Variables. Por ahora, el panel se muestra en Google Docs™ y Google Slides™. En Google Sheets™ el flujo de combinación de correspondencia está disponible, pero el panel Smart Variables está oculto por el momento.
Usos comunes#
- Insertar la misma dirección de empresa o el mismo texto legal en todos los archivos generados.
- Añadir la fecha actual o una fecha de vencimiento calculada.
- Reutilizar en el resultado el título o la URL del archivo actual.
- Generar un párrafo de resumen con IA a partir de columnas seleccionadas de la hoja de cálculo.
Tipos de variable disponibles#
Puede crear siete tipos. La lista Type los agrupa en Static, Dynamic e Interactive.
- Plain Text: un valor guardado que se reutiliza en todos los resultados.
- Image: una imagen de Drive que se reutiliza en todos los resultados.
- Today's Date: la fecha actual en el formato seleccionado.
- Calculated Date: una fecha desplazada respecto a hoy.
- Current File Title: el título del Doc o de la presentación de Slides activos.
- Current File URL: el enlace del Doc o de la presentación de Slides activos.
- Smart Report Paragraph: texto generado por IA a partir de las columnas de hoja seleccionadas y de su prompt. Usa una solicitud de IA por cada archivo generado.
Nota: los flujos de trabajo guardados anteriormente pueden contener variables Dropdown o Yes/No Condition. Esas variables siguen pidiendo una elección antes de la ejecución, pero ya no se pueden crear nuevas y la barra lateral no permite editarlas. Elimínelas y vuelva a crearlas con otro tipo si necesita cambios.
Añadir una Smart Variable#
- Abra Mail Merge & Variables en Docs o Slides y guarde el flujo de trabajo con Save for Next Use.
- Expanda la sección Smart Variables.
- Haga clic en + Add Variable y elija el Type.
- Escriba el Name y complete los campos específicos del tipo. La etiqueta se muestra como
{$Name}. - Haga clic en Save Variable.
- Haga clic en Copy en la variable para copiar su etiqueta, como
{$CompanyAddress}o{$IssueDate}. - Pegue esa etiqueta en su plantilla de Doc o Slides.
- Ejecute una vista previa para confirmar que el valor resuelto es correcto.
Copy y Apply#
- Copy copia la etiqueta literal, como
{$CompanyAddress}. No hay ningún botón que inserte la etiqueta en la posición del cursor, así que péguela usted mismo. - Apply sustituye la etiqueta por su valor en el archivo abierto. En Docs sustituye la primera aparición, y en Slides sustituye todas. Modifica el archivo que tiene abierto, así que úselo en una copia de la plantilla o pulse Ctrl+Z (Cmd+Z en Mac) para deshacer.
- Apply solo está disponible en Docs y Slides, y solo cuando el archivo abierto es la plantilla seleccionada. En Sheets está oculto.
Notas sobre los Smart Report Paragraphs#
- Seleccione primero la hoja de cálculo de origen de la combinación de correspondencia.
- Elija la hoja de origen y las columnas que debe usar la IA.
- Escriba un prompt breve con las instrucciones para el párrafo que quiere.
- Genere una vista previa antes de la ejecución completa para comprobar el tono, la longitud y la estructura.
Enlaces relacionados#
- Mail Merge - Vuelva al flujo principal de Mail Merge para elegir el origen, asociar etiquetas y generar los archivos de salida.
- Mail Merge & Variables - Vuelva a la página de resumen de esta función.