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Anleitungen
DokumenttoolsGoogle Workspace-Add-on

Mail Merge

Google-Docs™- oder Slides™-Dateien aus Tabellendaten erzeugen, mit Vorschau, berechneten Tags, PDF-Ausgabe und gespeicherten Workflows.

Verwenden Sie Mail Merge, wenn Sie pro Tabellenzeile eine Google-Docs™- oder Google-Slides™-Datei erzeugen möchten.

Sie können die Funktion in Google Docs™, Google Slides™ oder Google Sheets™ öffnen. Das Add-on hilft Ihnen, die Quelltabelle zu wählen, Vorlagen-Tags den Quellspalten zuzuordnen, eine erzeugte Datei in der Vorschau anzusehen und dann den vollständigen Auftrag mit den gespeicherten Workflow-Einstellungen auszuführen.

Bevor Sie beginnen#

  • Legen Sie Ihre Quell-Überschriften in die erste Zeile der Tabelle.
  • Verwenden Sie unter diesen Überschriften einen Datensatz pro Zeile.
  • Fügen Sie in der Vorlage Platzhalter wie {ClientName} oder > ein.
  • Verwenden Sie Advanced Options, wenn Sie ein bestimmtes Quellblatt, einen A1-Bereich, einen Ausgabeordner oder ein Muster für den Ausgabedateinamen brauchen.
  • Verwenden Sie [RowNumber] im Dateinamenmuster, wenn Sie garantiert eindeutige Dateinamen benötigen.

Schnellstart#

  1. Öffnen Sie Mail Merge & Variables über More tools oder über Document Tools > Merge.
  2. Bestätigen Sie den erkannten Kontext:
    • in Docs ist das aktuelle Dokument die Standardvorlage
    • in Slides ist die aktuelle Präsentation die Standardvorlage
    • in Sheets ist die aktuelle Tabelle die Standarddatenquelle
  3. Wählen Sie die fehlende Datei:
    • Choose Spreadsheet, wenn Sie noch die Datenquelle brauchen
    • Choose File oder Use Sample Template, wenn Sie in Sheets noch die Vorlage brauchen
    • Choose another document as template (Docs) oder Choose another presentation as template (Slides), wenn Sie eine andere Vorlage als die geöffnete Datei möchten
  4. Öffnen Sie Tag Mapping. Das Add-on listet die in der Vorlage gefundenen Tags automatisch auf. Klicken Sie auf das Aktualisieren-Symbol (↻), um die Tags und Quellspalten neu zu laden, nachdem Sie eine der beiden Dateien geändert haben.
  5. Prüfen Sie die erkannten Tags und korrigieren Sie falsche Spaltenzuordnungen. Apply Suggestions übernimmt die vorgeschlagenen Zuordnungen.
  6. Klicken Sie bei Bedarf auf Create Formula, um ein berechnetes Tag für Werte wie Zwischensummen, Steuern oder Restsalden hinzuzufügen. Mit Describe Formula und Draft Formula lassen Sie die KI die Formel für Sie schreiben.
  7. Klicken Sie auf Create single document, um eine Vorschau zu erzeugen.
  8. Öffnen Sie die Vorschau und prüfen Sie Ersetzungen, Formatierung und Dateinamen.
  9. Klicken Sie erst dann auf Create all documents, wenn die Vorschau korrekt aussieht.

Quick Actions#

Der Bereich Quick Actions oben hilft Ihnen beim Einstieg:

  • Load existing workflow... lädt eine zuvor gespeicherte Einrichtung.
  • Load Sales Quotation Example, Load Sales Invoice Example, Load Training Certificate Example und Load Report Card Example kopieren eine vorbereitete Vorlage und eine Quelltabelle in Ihr Drive und laden sie in die Seitenleiste.
  • Create from current document... (Docs) oder Create from current presentation... (Slides) analysiert die geöffnete Datei und erstellt dafür eine Vorlage mit Platzhaltern sowie eine Google-Sheets™-Quelle. Dieser Schritt verwendet KI.

Einstellungen für die Erzeugung#

  • Row scope: Wählen Sie All rows oder Selected rows.
  • Output file name pattern: unterstützt {Column Header} (zum Beispiel {Full Name}) und [RowNumber]. Auto-suggest schlägt per KI ein Muster vor.
  • Source Data Selection: Auto detect findet die Datentabelle für Sie. Schalten Sie es aus, um ein Worksheet und optional einen A1-Range zu wählen.
  • Output Folder: Wählen Sie einen Ordner in Google Drive™ oder klicken Sie auf Use template folder, um neben der Vorlage zu speichern.

Das beste erste Beispiel#

Wenn Sie die Funktion zum ersten Mal kennenlernen, beginnen Sie in Google Docs™ und verwenden Sie Load Sales Quotation Example.

Dieses Beispiel:

  • kopiert eine vorbereitete Angebotsvorlage in Google Docs™
  • kopiert eine vorbereitete Quelltabelle in Google Sheets™
  • lädt beide Dateien direkt in die aktuelle Serienbrief-Sitzung

Damit können Sie die Tags in Tag Mapping untersuchen, eine einzelne Vorschau erzeugen und anschließend die erzeugte Datei mit den Daten der Quellzeile vergleichen.

Tipp: Beginnen Sie mit einer sehr kleinen Quelltabelle, am besten mit zwei oder drei Zeilen. Zuordnungs- oder Formatierungsprobleme lassen sich viel leichter finden, bevor Sie einen großen Stapel erzeugen.

Ergebnisse und PDF-Ausgabe#

Nach einem Durchlauf zeigt der Bereich Results die erzeugten Dateien.

  • Open Document und Open Folder öffnen die Datei bzw. ihren Ordner.
  • Convert to PDF (einzelnes Ergebnis) oder Convert all to PDF (vollständiger Durchlauf) speichert PDF-Kopien in Google Drive™. Open PDF und Open all PDFs öffnen sie.
  • Delete Document und Delete All Created Documents entfernen die im Durchlauf erzeugten Dateien.

Workflow speichern#

Klicken Sie auf Save for Next Use, benennen Sie den Workflow (zum Beispiel „Employee certificates“) und speichern Sie ihn. Sie können bis zu 50 gespeicherte Workflows behalten. Laden Sie einen davon erneut mit Load existing workflow....

KI im Serienbrief#

Der größte Teil von Mail Merge läuft ohne KI. Diese Teile verwenden sie:

  • Smart Report Paragraph-Variablen verwenden eine KI-Anfrage pro erzeugter Datei.
  • Draft Formula für berechnete Tags.
  • Auto-suggest für das Muster des Ausgabedateinamens.
  • Create from current document... und Create from current presentation....

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Tipps zum Workflow#

  • Führen Sie immer Create single document aus, bevor Sie Create all documents ausführen.
  • Halten Sie die Namen der Quell-Überschriften stabil, nachdem Sie einen Workflow gespeichert haben.
  • Prüfen Sie nicht zugeordnete oder unsichere Zuordnungen in Tag Mapping.
  • Verwenden Sie berechnete Tags, wenn Sie abgeleitete Werte brauchen, die Quelltabelle aber nicht ändern möchten.
  • Öffnen Sie die Funktion später erneut, um den letzten Durchlaufstatus wiederherzustellen, einen Durchlauf fortzusetzen oder erzeugte Dokumente aufzuräumen.

Smart Variables#

Smart Variables sind optionale Platzhalter wie {$IssueDate} oder {$SignatureBlock}. Verwenden Sie sie, wenn der Wert nicht direkt aus einer Quellspalte stammt.

Den vollständigen Ablauf für Smart Variables finden Sie in der eigenen Anleitung unten.

  • Smart Variables - Sehen Sie sich verfügbare Variablentypen, Einrichtungsschritte, das Verhalten beim Anwenden und aktuelle Einschränkungen je Anwendung an.

Verwandte Links#

  • Dokumente zusammenführen - Verwenden Sie einen anderen Workflow, wenn Sie vorhandene Google-Docs™-Dateien in einer Datei zusammenführen möchten.

Beispiel-Blogbeiträge#