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Smart Variables

Verwenden Sie wiederverwendbare Platzhalter für feste Texte, Datumswerte, Dropdown-Auswahlen, Bilder und KI-generierte Texte in Mail-Merge-Workflows.

Verwenden Sie Smart Variables, wenn ein Teil Ihres generierten Inhalts nicht direkt aus einer Tabellen-Spalte kommen soll.

Smart Variables werden zusammen mit Ihrem Mail-Merge-Workflow gespeichert. Sie finden sie im Bereich Smart Variables innerhalb von Mail Merge & Variables. Das Panel wird derzeit in Google Docs™ und Google Slides™ angezeigt. In Google Sheets™ ist der Mail-Merge-Ablauf verfügbar, aber das Smart-Variables-Panel ist dort momentan ausgeblendet.

Häufige Einsatzzwecke

  • Dieselbe Firmenadresse oder denselben Rechtstext in jede Ausgabedatei einfügen.
  • Das aktuelle Datum oder ein berechnetes Fälligkeitsdatum hinzufügen.
  • Vor dem Lauf eine einmalige Dropdown- oder Ja/Nein-Auswahl abfragen.
  • Den aktuellen Dateititel oder die Datei-URL in die Ausgabe übernehmen.
  • Einen KI-generierten Zusammenfassungsabsatz aus ausgewählten Tabellen-Spalten erzeugen.

Verfügbare Variablentypen

  • Fester Text: ein gespeicherter Wert für jede Ausgabe.
  • Festes Bild: ein gespeichertes Drive-Bild für jede Ausgabe.
  • Aktuelles Datum: das heutige Datum im gewählten Format.
  • Berechnetes Datum: ein Datum mit Versatz ab heute.
  • Aktueller Dateititel: der Titel der aktiven Docs- oder Slides-Datei.
  • Aktuelle Datei-URL: der Link der aktiven Docs- oder Slides-Datei.
  • Dropdown-Auswahl: eine Auswahl für den aktuellen Lauf.
  • Ja/Nein-Klausel: einer von zwei gespeicherten Textblöcken vor dem Lauf.
  • KI-Berichtsabsatz: KI-generierter Text auf Basis ausgewählter Tabellen-Spalten und Ihres Prompts.

Smart Variable hinzufügen

  1. Öffnen Sie Mail Merge & Variables in Docs oder Slides.
  2. Erweitern Sie den Bereich Smart Variables.
  3. Fügen Sie eine neue Variable hinzu und wählen Sie den Variablentyp.
  4. Geben Sie den Variablennamen ein und füllen Sie die typabhängigen Felder aus.
  5. Speichern Sie die Variable.
  6. Kopieren Sie das erzeugte Tag, zum Beispiel {$CompanyAddress} oder {$IssueDate}.
  7. Fügen Sie dieses Tag in Ihre Docs- oder Slides-Vorlage ein.
  8. Führen Sie eine Vorschau aus, um den aufgelösten Wert zu prüfen.

Copy- und Apply-Aktionen

  • Copy kopiert das reine Tag, zum Beispiel {$CompanyAddress}.
  • Apply löst die Variable sofort in der aktiven Datei auf, damit Sie die Ausgabe schnell testen können.
  • Docs: unterstützt Textvariablen und Bildeinfügung.
  • Slides: unterstützt Textvariablen.
  • Sheets: zeigt derzeit keine Smart-Variable-Apply-Aktionen an.

Note: Das direkte Einfügen eines Smart-Variable-Tags an der Cursorposition ist derzeit nur in Docs verfügbar. Das Einfügen von Bildern für Smart Variables ist ebenfalls nur in Docs verfügbar.

Hinweise zu KI-Berichtsabsätzen

  • Wählen Sie zuerst die Mail-Merge-Quelltabelle aus.
  • Wählen Sie das Quellblatt und die Spalten, die die KI verwenden soll.
  • Schreiben Sie einen kurzen Prompt für den gewünschten Absatz.
  • Erzeugen Sie vor dem vollständigen Lauf eine Vorschau, damit Sie Ton, Länge und Struktur prüfen können.

Verwandte Links

  • Mail Merge - Zurück zum Mail-Merge-Hauptablauf für Quelle, Tag-Analyse und Generierung der Ausgabedateien.