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Smart Variables

Wiederverwendbare Platzhalter für festen Text, Bilder, Datumsangaben, Dateidetails und KI-Berichtsabsätze in Mail-Merge-Workflows nutzen.

Verwenden Sie Smart Variables, wenn ein Teil Ihrer erzeugten Inhalte nicht direkt aus einer Tabellenspalte stammen soll.

Smart Variables werden mit Ihrem Mail-Merge-Workflow gespeichert. Speichern Sie den Workflow also zuerst. Sie finden sie im Bereich Smart Variables innerhalb von Mail Merge & Variables. Der Bereich wird derzeit in Google Docs™ und Google Slides™ angezeigt. In Google Sheets™ ist der Mail-Merge-Workflow verfügbar, der Bereich Smart Variables ist dort aber vorerst ausgeblendet.

Häufige Einsatzzwecke#

Dieselbe Firmenadresse oder denselben Rechtstext in jede erzeugte Datei einfügen.
Das aktuelle Datum oder ein berechnetes Fälligkeitsdatum hinzufügen.
Den aktuellen Dateititel oder die Datei-URL in der Ausgabe wiederverwenden.
Aus ausgewählten Tabellenspalten einen KI-Zusammenfassungsabsatz erzeugen.

Verfügbare Variablentypen#

Sie können sieben Typen erstellen. Die Liste Type gruppiert sie in Static, Dynamic und Interactive.

Plain Text: ein gespeicherter Wert, der in jeder Ausgabe wiederverwendet wird.
Image: ein Drive-Bild, das in jeder Ausgabe wiederverwendet wird.
Today's Date: das aktuelle Datum im gewählten Format.
Calculated Date: ein Datum mit Abstand zum heutigen Tag.
Current File Title: der Titel des aktiven Docs- oder Slides-Dokuments.
Current File URL: der Link des aktiven Docs- oder Slides-Dokuments.
Smart Report Paragraph: KI-generierter Text auf Basis ausgewählter Tabellenspalten und Ihres Prompts. Er verbraucht eine KI-Anfrage pro erzeugter Datei.

Hinweis: Ältere gespeicherte Workflows können Variablen vom Typ Dropdown oder Yes/No Condition enthalten. Sie fragen vor dem Durchlauf weiterhin nach einer Auswahl, aber Sie können keine neuen mehr erstellen, und die Seitenleiste kann sie nicht bearbeiten. Löschen Sie sie und erstellen Sie sie bei Bedarf als anderen Typ neu.

Smart Variable hinzufügen#

Öffnen Sie Mail Merge & Variables in Docs oder Slides und speichern Sie den Workflow mit Save for Next Use.
Klappen Sie den Bereich Smart Variables auf.
Klicken Sie auf + Add Variable und wählen Sie den Type.
Geben Sie den Name ein und füllen Sie die typspezifischen Felder aus. Das Tag wird als {$Name} angezeigt.
Klicken Sie auf Save Variable.
Klicken Sie bei der Variable auf Copy, um ihr Tag zu kopieren, etwa {$CompanyAddress} oder {$IssueDate}.
Fügen Sie dieses Tag in Ihre Docs- oder Slides-Vorlage ein.
Führen Sie eine Vorschau aus, um zu prüfen, ob der aufgelöste Wert korrekt aussieht.

Copy und Apply#

Copy kopiert das wörtliche Tag, etwa {$CompanyAddress}. Es gibt keine Schaltfläche, die das Tag an der Cursorposition einfügt. Fügen Sie es daher selbst ein.
Apply ersetzt das Tag in der geöffneten Datei durch seinen Wert. In Docs wird das erste Vorkommen ersetzt, in Slides alle Vorkommen. Die Aktion ändert die Datei, die Sie geöffnet haben. Verwenden Sie sie daher an einer Kopie der Vorlage oder drücken Sie Strg+Z (Cmd+Z auf dem Mac) zum Rückgängigmachen.
Apply ist nur in Docs und Slides verfügbar und nur, wenn die geöffnete Datei die ausgewählte Vorlage ist. In Sheets ist es ausgeblendet.

Hinweise zu Smart Report Paragraphs#

Wählen Sie zuerst die Quelltabelle des Mail Merge aus.
Wählen Sie das Quellblatt und die Spalten, die die KI verwenden soll.
Schreiben Sie einen kurzen Prompt für den gewünschten Absatz.
Erzeugen Sie vor dem vollständigen Durchlauf eine Vorschau, damit Sie Ton, Länge und Aufbau prüfen können.