PDF-Teilnahmezertifikate in Google Docs™ stapelweise erstellen

Musst du nach einem Workshop oder einer Schulung viele Zertifikate ausstellen? Mit Mail Merge & Variables erzeugst du Zertifikatsdokumente aus Tabellendaten und wandelst den fertigen Stapel anschließend in PDF um.

Der einfachste Einstieg ist Load Training Certificate Example in Google Docs™. Damit lädst du eine Beispiel-Zertifikatsvorlage und ein Quelldatenblatt in die aktuelle Mail-Merge-Sitzung.

Was du brauchst

• Eine Google Docs™-Datei
• Das Add-on Text To Table Converter
• Ein paar Minuten, um den Beispielablauf zu testen

So erstellst du einen Zertifikatsstapel

1. Öffne eine beliebige Google Docs™-Datei.
2. Öffne Extensions > Text To Table Converter > Document Tools > Mail Merge & Variables....
3. Klicke im Einrichtungsbereich auf Load Training Certificate Example.
4. Warte, bis das Add-on die kopierte Zertifikatsvorlage und die kopierte Tabelle geladen hat.
5. Klicke auf Analyze Tags.
6. Prüfe, wie die Platzhalter im Zertifikat den Spalten der Tabelle zugeordnet sind.
7. Klicke auf Create single document, um zuerst ein Zertifikat als Vorschau zu erzeugen.
8. Öffne die Vorschau und prüfe Teilnehmername, Name der Schulung, Abschlussdetails und Formatierung.
9. Wenn die Vorschau korrekt aussieht, klicke auf Create all documents.

Den gesamten Zertifikatsstapel in PDF umwandeln

Nachdem Create all documents abgeschlossen ist, wechselt der Ergebnisbereich von der Vorschau zur Stapelansicht.

1. Warte, bis der Zertifikatsstapel vollständig erzeugt wurde.
2. Klicke im abgeschlossenen Ergebnisbereich auf Convert all to PDF.
3. Lass das Add-on die erzeugten Zertifikatsdokumente in PDF umwandeln.
4. Öffne die gespeicherten PDFs in Google Drive, sobald die Umwandlung abgeschlossen ist.

Diese Schaltfläche wandelt alle erzeugten Dokumente in PDF um und speichert sie in Google Drive. Das ist praktisch, wenn du Zertifikate zum Teilen, Archivieren oder Drucken brauchst.

Was du nach dem Stapellauf tun kannst

• Mit den Pfeilen nach links und rechts durch die erzeugten Zertifikatsdokumente blättern
• Ein erzeugtes Zertifikat noch einmal öffnen und prüfen
• Ein erzeugtes Dokument löschen, wenn du den Stapellauf erneut ausführen musst
• Convert to PDF für ein einzelnes Dokument oder Convert all to PDF für den gesamten Stapel verwenden

So ersetzt du das Beispiel am besten durch deine eigene Zertifikatsvorlage

Lass zunächst die Beispielvorlage unverändert und tausche nur die Tabelle aus. So erkennst du leichter, ob Namen, Daten und Kursfelder korrekt zugeordnet werden.

Wenn dein Quelldatenblatt funktioniert, ersetze danach die Vorlage durch dein eigenes Zertifikatslayout. Teste immer zuerst mit Create single document, bevor du den kompletten Stapellauf erneut startest.

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Erstelle Zertifikatsdokumente und konvertiere den fertigen Stapel in PDF, ohne jedes Zertifikat einzeln zu bearbeiten.

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Text To Table Converter

Mail Merge für Zertifikate in Google Docs™ nutzen: Installiere Text To Table Converter, um Zertifikatsdokumente aus Tabellendaten zu erzeugen und das Ergebnis in PDF umzuwandeln.

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• Mail Merge - Lerne den vollständigen Mail-Merge-Ablauf kennen, inklusive Quelldaten, Zuordnungen, Smart Variables und gespeicherten Workflows.

• Save as PDF - Sieh dir weitere Möglichkeiten an, Google Docs™-Dateien mit dem Add-on als PDF zu exportieren.