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指南
转换表格Google Workspace 插件

Documents Mode in Google Sheets

使用 Image to Table 的 Documents 模式，在 Google 表格™中将发票、收据、表单等类似文件转换为电子表格的行。

当您想把发票、收据、对账单、表单等类似文件转换为工作表中的行，而不仅仅是复制页面上可见的表格时，请在 Google 表格™ 中使用 Documents 模式。

它最适合重复性的工作，即同一类文档每次都填入相同的列。

注意：Image to Table 是高级功能，且每次提取也会使用 AI。免费方案每 30 天包含 5 次高级功能使用和 25 次 AI 请求。如果队列处理到一半时 AI 请求用完，队列会停止，保留已完成的项目，并显示升级提示。Pro 取消这两项限制。

快速入门#

  1. 在 Google 表格™中，从侧边栏打开 Tables & Convert > Image to Table。
  2. 添加图片或 PDF 页面。在 Sheets 中，Documents 已默认选中。
  3. 打开 Documents Setup 并选择文档类型，或保持 Auto-detect。
  4. 检查列标题。使用 + Add column 重命名、移除或添加列。
  5. 选择每份文档一行，或每份文档多行。
  6. 提取后，行会被插入当前工作表。

选择文档类型#

共有 24 个预设，分为五组。每个预设都带有合适的列标题，并会告知 AI 应预期哪种类型的文档。

  • Finance & Accounting：Invoice / Bill、Receipt、Bank Statement、Tax Form、Check
  • Healthcare：Patient Intake Form、Prescription、Lab Report、Medical Chart、Insurance Claim
  • Legal & Administration：Contract、ID / Passport、Court Filing、Notarized Deed、Employment Form、Business Card
  • Logistics & Supply Chain：Bill of Lading (BOL)、Packing Slip、Customs Declaration、Inventory Log
  • Education：Transcript、Application Form、Exam Paper、Library Archive

如果不确定，请使用 Auto-detect；如果要描述列表中没有的文档类型，请使用 Custom。

选择列标题#

  • From First Scan (AI)：首次扫描会查看文档并建议标题。
  • Use Existing Sheet Headers：数据会映射到工作表中已有的标题。这是持续记录日志的最佳选择。
  • From Category Preset：从所选预设的标题开始。

无论选择哪种来源，您都可以在提取之前编辑列表。点击 + Add column 可添加预设中没有的字段，例如成本中心或采购订单号。

保存您自己的模板#

如果您经常提取同一类文档，请保存设置，这样就不必每次重新构建。

  1. 按您想要的方式设置文档类型、列标题和描述。
  2. 点击 Save as template 并为模板命名。
  3. 下次可从 Document Type 列表顶部的 My templates 中选择它。

模板会保存到您的 Google 账号，因此在每个电子表格中都可使用。若要删除，请选中它并点击 Delete template。

选择输出形式#

  • Single row per document：每份文档成为一行汇总，例如用于费用日志或发票登记簿。
  • Multiple rows per document：重复出现的项目各占一行，例如发票明细行、对账单条目或成绩单上的课程。

选择插入方式#

  • Append rows：将新行添加到现有数据下方。适合日志和定期导入。
  • Overwrite sheet：用新结果替换当前工作表的内容。

可选附加项#

  • Add source file column：添加一个 Source file 列，其中包含每一行所来自的图片或 PDF 的名称。当一批文件混合了多个来源时，请开启此项，这样每一行都可以追溯到来源。
  • Apply column data types：行插入之后，插件会为每一列检测格式（Date、Date & Time、Currency、Integer、Number、Percentage 或 Text）。点击 Continue 打开 Review Column Formats，检查示例值，更改任何格式，然后点击 Apply Formats。这会覆盖这些列中现有的数字格式。您也可以稍后使用 Format Columns 按钮运行它。

提示：对于定期导入，请先在工作表中设置好标题行，并使用 Use Existing Sheet Headers。这样无论每份文档的版式如何，列都保持不变。

相关链接#