在 Google Docs™ 中批次產生 PDF 銷售發票

需要建立大量發票，又不想一再編輯同一份 Google Docs™ 文件嗎？使用 Mail Merge & Variables，你可以根據試算表中的每一列產生發票文件，接著把完成的整個批次轉換成 PDF。

學習這個流程最快的方法，就是在 Google Docs™ 中使用 Load Sales Invoice Example。它會把現成的發票範本與來源工作表載入到目前的 mail merge 工作階段中。

你需要準備什麼

開啟任一份 Google Docs™ 文件。
開啟 Extensions > Text To Table Converter > Document Tools > Mail Merge & Variables...。
在設定區按一下 Load Sales Invoice Example。
等候附加元件載入複製的發票範本與複製的試算表。
按一下 Analyze Tags。
檢查發票中的 placeholders 如何對應到試算表欄位。
按一下 Create single document，先預覽一份發票。
開啟預覽，檢查客戶資料、發票編號、項目明細、總計與格式是否正確。
如果預覽正確，按一下 Create all documents。

Create all documents 完成後，結果區域會從預覽模式切換成批次結果模式。

這個按鈕會把所有已產生的文件轉成 PDF，並儲存到 Google Drive。當你需要可寄送或存檔的 PDF 發票時，這會很實用。

一開始先保留範例範本，只更換試算表。這樣比較容易確認你的欄位標題是否對應正確。

當來源工作表運作正常後，再把範本換成你自己的發票版面。重新執行整個批次前，請先用 Create single document 測試一次。

建立發票文件並把完成的批次轉成 PDF，不必手動逐份製作發票。

安裝 Text To Table Converter，根據試算表資料產生發票文件，並將結果轉成 PDF。