在 Google 文档™ 中批量生成 PDF 销售发票
想批量创建发票，又不想一遍又一遍编辑同一个 Google 文档™ 文件？使用 Mail Merge & Variables，你可以根据电子表格中的每一行生成发票文档，然后把完成后的整批结果转换为 PDF。
学习这个流程最快的方法，就是在 Google 文档™ 中使用 Load Sales Invoice Example。它会把现成的发票模板和源数据表加载到当前的 mail merge 会话中。
你需要准备什么
Section titled “你需要准备什么”- 一个 Google 文档™ 文件
- Text To Table Converter 插件
- 几分钟时间来测试示例流程
如何创建一批发票
Section titled “如何创建一批发票”- 打开任意一个 Google 文档™ 文件。
- 打开
Extensions>Text To Table Converter>Document Tools>Mail Merge & Variables...。 - 在设置区域点击
Load Sales Invoice Example。 - 等待插件加载复制后的发票模板和复制后的电子表格。
- 点击
Analyze Tags。 - 检查发票占位符是如何映射到表格列的。
- 点击
Create single document，先预览一份发票。 - 打开预览，检查客户信息、发票编号、明细项、总计和格式是否正确。
- 如果预览没有问题，点击
Create all documents。
将整批发票转换为 PDF
Section titled “将整批发票转换为 PDF”Create all documents 完成后，结果区域会从预览模式切换到批处理结果模式。
- 等待发票批处理生成完成。
- 在完成后的结果区域点击
Convert all to PDF。 - 让插件把生成的发票文档转换为 PDF。
- 转换完成后，在 Google Drive 中打开已保存的 PDF。
这个按钮会把所有已生成的文档转换为 PDF，并保存到 Google Drive。当你需要可用于发送邮件或归档的 PDF 发票时，这会很方便。
批处理完成后你还能做什么
Section titled “批处理完成后你还能做什么”- 使用左右箭头浏览生成的发票文档
- 打开某一份已生成的发票再次检查
- 如果需要重新运行批处理，可删除某个已生成文档
- 对单个文档使用
Convert to PDF，或对整个结果集使用Convert all to PDF
如何把示例替换成你自己的发票模板
Section titled “如何把示例替换成你自己的发票模板”开始时先保留示例模板，只替换电子表格。这样更容易检查你的列标题是否映射正确。
当源数据表运行正常后，再把模板替换成你自己的发票版式。重新运行整批之前，始终先用 Create single document 测试一次。
批量创建发票文档，并把完成后的整批结果转换为 PDF，无需手动逐份制作发票。
在 Google 文档™ 中用 Mail Merge 制作发票
安装 Text To Table Converter，根据电子表格数据生成发票文档，并将结果转换为 PDF。
Mail Merge 了解完整的 Mail Merge 工作流，包括数据源设置、映射、Smart Variables 和已保存的 workflows。
Save as PDF 了解使用该插件将 Google 文档™ 文件导出为 PDF 的更多方式。