Документи в Google Sheets

Використовуйте режим Documents у Google Sheets™, коли потрібно перетворити рахунки, квитанції, виписки, форми та подібні файли в рядки таблиці, а не просто скопіювати таблицю, видиму на сторінці.

Найкраще він працює для повторюваних завдань, коли той самий тип документа щоразу потрапляє в ті самі стовпці.

Швидкий старт#

1. Відкрийте Selected Image to Table у Google Sheets™.
2. Додайте зображення або сторінку PDF, потім виберіть Documents.
3. Відкрийте Documents Setup і виберіть тип документа, або залиште Auto-detect.
4. Перевірте заголовки стовпців. Перейменуйте, видаліть або додайте стовпці за допомогою + Add column.
5. Виберіть один рядок на документ або кілька рядків на документ.
6. Натисніть Extract, і рядки додадуться в активний аркуш.

Виберіть тип документа#

Є 24 готові набори (presets) у п'яти групах. Кожен набір має підходящі заголовки стовпців і повідомляє AI, який тип документа очікувати.

• Finance & Accounting: Invoice / Bill, Receipt, Bank Statement, Tax Form, Check
• Healthcare: Patient Intake Form, Prescription, Lab Report, Medical Chart, Insurance Claim
• Legal & Administration: Contract, ID / Passport, Court Filing, Notarized Deed, Employment Form, Business Card
• Logistics & Supply Chain: Bill of Lading (BOL), Packing Slip, Customs Declaration, Inventory Log
• Education: Transcript, Application Form, Exam Paper, Library Archive

Скористайтеся Auto-detect, якщо не впевнені, або Custom, щоб описати тип документа, якого немає в списку.

Виберіть заголовки стовпців#

• From First Scan (AI): перше сканування дивиться на документ і пропонує заголовки.
• Use Existing Sheet Headers: дані зіставляються з заголовками, які вже є у вашому аркуші. Найкращий варіант для постійного журналу.
• From Category Preset: почніть із заголовків вибраного набору.

Незалежно від обраного джерела, список можна редагувати перед вилученням даних. Натисніть + Add column, щоб додати поле, якого немає в наборі, наприклад центр витрат або номер замовлення на купівлю.

Збережіть власні шаблони#

Якщо ви часто вилучаєте дані з того самого типу документа, збережіть налаштування, щоб не відбудовувати їх щоразу.

1. Налаштуйте тип документа, заголовки стовпців і опис так, як вам потрібно.
2. Натисніть Save as template і дайте шаблону назву.
3. Наступного разу виберіть його з My templates у верхній частині списку Document Type.

Шаблони зберігаються у вашому облікові записі Google, тому вони доступні в кожній таблиці. Щоб видалити шаблон, виберіть його і натисніть Delete template.

Виберіть форму результату#

• Single row per document: кожен документ стає одним підсумковим рядком, наприклад у журналі витрат чи реєстрі рахунків.
• Multiple rows per document: повторювані позиції отримують власні рядки, наприклад рядки рахунка, записи виписки чи курси в транскрипті.

Виберіть спосіб вставки#

• Append rows: додає нові рядки під наявними даними. Добре для журналів і повторюваних імпортів.
• Overwrite sheet: замінює вміст поточного аркуша новим результатом.

Пов'язані посилання#

• Queue and PDF Pages - додайте кілька зображень або вибраних сторінок PDF перед запуском режиму Documents.

• Table and Full Modes - використовуйте ці режими, коли потрібна звичайна таблиця або вміст усієї сторінки.

• Image to Table - повернутися до огляду Image to Table.