Режим Documents у Google Sheets

Використовуйте режим Documents у Google Sheets™, коли хочете перетворити рахунки-фактури, чеки, виписки, форми й подібні файли на рядки аркуша, а не просто скопіювати таблицю, видиму на сторінці.

Він найкраще підходить для повторюваних завдань, коли документи одного типу щоразу потрапляють в ті самі стовпці.

Швидкий старт#

1. У Google Sheets™ відкрийте на бічній панелі Tables & Convert > Image to Table.
2. Додайте зображення або сторінку PDF. У Sheets Documents уже вибрано.
3. Відкрийте Documents Setup і виберіть тип документа або залиште Auto-detect.
4. Перевірте заголовки стовпців. Перейменуйте, видаліть або додайте стовпці за допомогою + Add column.
5. Виберіть один рядок на документ або кілька рядків на документ.
6. Запустіть вилучення - рядки буде вставлено в активний аркуш.

Виберіть тип документа#

Є 24 шаблони в п'яти групах. Кожен шаблон містить відповідні заголовки стовпців і повідомляє ШІ, який тип документа очікувати.

• Finance & Accounting: Invoice / Bill, Receipt, Bank Statement, Tax Form, Check
• Healthcare: Patient Intake Form, Prescription, Lab Report, Medical Chart, Insurance Claim
• Legal & Administration: Contract, ID / Passport, Court Filing, Notarized Deed, Employment Form, Business Card
• Logistics & Supply Chain: Bill of Lading (BOL), Packing Slip, Customs Declaration, Inventory Log
• Education: Transcript, Application Form, Exam Paper, Library Archive

Використовуйте Auto-detect, якщо не впевнені, або Custom, щоб описати тип документа, якого немає в списку.

Виберіть заголовки стовпців#

• From First Scan (AI): перше сканування аналізує документ і пропонує заголовки.
• Use Existing Sheet Headers: дані зіставляються із заголовками, що вже є у вашому аркуші. Це найкращий вибір для поточного журналу.
• From Category Preset: почніть із заголовків вибраного шаблону.

Яке б джерело ви не вибрали, список можна відредагувати перед вилученням. Натисніть + Add column, щоб додати поле, якого немає в шаблоні, наприклад центр витрат або номер замовлення на закупівлю.

Збережіть власні шаблони#

Якщо ви часто вилучаєте дані з документів одного типу, збережіть налаштування, щоб не створювати їх заново щоразу.

1. Налаштуйте тип документа, заголовки стовпців і опис так, як потрібно.
2. Натисніть Save as template і дайте шаблону назву.
3. Наступного разу виберіть його в My templates угорі списку Document Type.

Шаблони зберігаються у вашому обліковому записі Google, тому доступні в кожній таблиці. Щоб видалити шаблон, виберіть його й натисніть Delete template.

Виберіть форму результату#

• Single row per document: кожен документ стає одним підсумковим рядком, наприклад у журналі витрат або реєстрі рахунків-фактур.
• Multiple rows per document: повторювані елементи отримують власні рядки, наприклад позиції рахунка-фактури, записи виписки чи курси в академічній довідці.

Виберіть спосіб вставки#

• Append rows: додає нові рядки під наявними даними. Добре для журналів і регулярних імпортів.
• Overwrite sheet: замінює вміст поточного аркуша новим результатом.

Додаткові можливості#

• Add source file column: додає стовпець Source file з назвою зображення або PDF, з якого взято кожен рядок. Увімкніть це, коли пакет містить кілька файлів, щоб кожен рядок можна було простежити до джерела.
• Apply column data types: після вставлення рядків додаток визначає формат для кожного стовпця (Date, Date & Time, Currency, Integer, Number, Percentage або Text). Натисніть Continue, щоб відкрити Review Column Formats, перевірте зразки значень, за потреби змініть будь-який формат, а потім натисніть Apply Formats. Це перезаписує наявні числові формати в цих стовпцях. Також це можна запустити пізніше кнопкою Format Columns.

Пов'язані посилання#

• Queue, Batches, and PDF Pages - Додайте кілька зображень або вибрані сторінки PDF перед запуском режиму Documents.

• Table and Full Modes - Використовуйте ці режими, коли потрібна звичайна таблиця або повний вміст сторінки.

• Image to Table - Назад до огляду Image to Table.