Documentos en Google Sheets

Use el modo Documents en Google Sheets™ cuando quiera convertir facturas, recibos, extractos, formularios y archivos similares en filas de una hoja, no solo copiar una tabla visible en la página.

Funciona mejor para tareas repetidas, donde el mismo tipo de documento se convierte siempre en las mismas columnas.

Inicio rápido#

1. Abrir Selected Image to Table en Google Sheets™.
2. Añadir una imagen o una página de PDF, y luego elegir Documents.
3. Abrir Documents Setup y elegir un tipo de documento, o dejarlo en Auto-detect.
4. Revisar los encabezados de columna. Renombrar, quitar o añadir columnas con + Add column.
5. Elegir una fila por documento, o varias filas por documento.
6. Extraer, y las filas se insertan en la hoja activa.

Elegir el tipo de documento#

Hay 24 plantillas en cinco grupos. Cada plantilla trae encabezados de columna adecuados e indica a la IA qué tipo de documento esperar.

• Finance & Accounting: Invoice / Bill, Receipt, Bank Statement, Tax Form, Check
• Healthcare: Patient Intake Form, Prescription, Lab Report, Medical Chart, Insurance Claim
• Legal & Administration: Contract, ID / Passport, Court Filing, Notarized Deed, Employment Form, Business Card
• Logistics & Supply Chain: Bill of Lading (BOL), Packing Slip, Customs Declaration, Inventory Log
• Education: Transcript, Application Form, Exam Paper, Library Archive

Usar Auto-detect si no está seguro, o Custom para describir un tipo de documento que no está en la lista.

Elegir los encabezados de columna#

• From First Scan (AI): el primer escaneo observa el documento y propone encabezados.
• Use Existing Sheet Headers: los datos se asignan a los encabezados que ya existen en su hoja. La mejor opción para un registro continuo.
• From Category Preset: empezar desde los encabezados de la plantilla seleccionada.

Sea cual sea la fuente elegida, puede editar la lista antes de extraer. Haga clic en + Add column para añadir un campo que la plantilla no incluye, como un centro de coste o un número de pedido.

Guardar sus propias plantillas#

Si extrae a menudo el mismo tipo de documento, guarde la configuración para no tener que reconstruirla cada vez.

1. Configurar el tipo de documento, los encabezados de columna y la descripción como quiera.
2. Hacer clic en Save as template y darle un nombre a la plantilla.
3. La próxima vez, elegirla en My templates, en la parte superior de la lista Document Type.

Las plantillas se guardan en su cuenta de Google, así que están disponibles en cualquier hoja de cálculo. Para quitar una, seleccionarla y hacer clic en Delete template.

Elegir la forma de salida#

• Single row per document: cada documento se convierte en una fila resumen, por ejemplo en un registro de gastos o de facturas.
• Multiple rows per document: los elementos repetidos obtienen sus propias filas, por ejemplo líneas de factura, movimientos de extracto o cursos en un expediente académico.

Elegir cómo insertar#

• Append rows: añade las nuevas filas debajo de los datos existentes. Bueno para registros e importaciones recurrentes.
• Overwrite sheet: sustituye el contenido de la hoja actual por el nuevo resultado.

Enlaces relacionados#

• Queue and PDF Pages: añada varias imágenes o páginas de PDF seleccionadas antes de ejecutar el modo Documents.

• Table and Full Modes: use estos modos cuando quiera una tabla normal o el contenido completo de la página.

• Image to Table: volver a la vista general de Image to Table.