Genera boletines de notas en PDF por lotes en Google Docs™

¿Necesitas preparar muchos boletines de notas sin copiar el mismo documento para cada estudiante? Usa Mail Merge & Variables para generar documentos de boletines a partir de filas de la hoja de cálculo y luego convertir todo el lote a PDF.

La forma más fácil de probar el flujo es Load Report Card Example en Google Docs™. Carga una plantilla de boletín de ejemplo y una hoja de origen en la sesión actual de mail merge.

Qué necesitas

• Un archivo de Google Docs™
• El complemento Text To Table Converter
• Unos minutos para probar el flujo de ejemplo

Nota

Load Report Card Example está disponible en Google Docs™. Carga una plantilla de boletín copiada y una fuente copiada de Google Sheets™ en la sesión actual de mail merge.

Cómo crear un lote de boletines

1. Abre cualquier archivo de Google Docs™.
2. Abre Extensions > Text To Table Converter > Document Tools > Mail Merge & Variables....
3. En el área de configuración, haz clic en Load Report Card Example.
4. Espera mientras el complemento carga la plantilla de boletín copiada y la hoja copiada.
5. Haz clic en Analyze Tags.
6. Revisa cómo los marcadores del boletín se asignan a las columnas de la hoja.
7. Haz clic en Create single document para previsualizar primero un boletín.
8. Abre la vista previa y revisa los datos del estudiante, las materias, las calificaciones, los comentarios y el formato.
9. Si la vista previa se ve correcta, haz clic en Create all documents.

Consejo

También puedes abrir la misma herramienta desde la barra lateral en Document Tools → Merge → Mail Merge & Variables.

Marcador de posición de captura

Configuración de Mail Merge con el botón Load Report Card Example y la acción Analyze Tags visibles.

Convierte todo el lote de boletines a PDF

Después de que termine Create all documents, el área de resultados cambia del modo de vista previa al modo de resultados por lote.

1. Espera a que termine de generarse el lote de boletines.
2. En el área de resultados completados, haz clic en Convert all to PDF.
3. Deja que el complemento convierta los documentos de boletines generados.
4. Abre los PDF guardados en Google Drive cuando termine la conversión.

Ese botón convierte todos los documentos generados a PDF y los guarda en Google Drive. Es útil cuando necesitas boletines listos para enviar, archivar o imprimir.

Marcador de posición de captura

Resultados del lote de mail merge completado con el botón Convert all to PDF visible.

Qué puedes hacer cuando termina el lote

• Usar las flechas izquierda y derecha para recorrer los documentos de boletines generados
• Abrir un boletín generado para revisarlo otra vez
• Eliminar un documento generado si necesitas volver a ejecutar el lote
• Usar Convert to PDF para un solo documento generado, o Convert all to PDF para todo el conjunto

La mejor forma de sustituir el ejemplo por tu propia plantilla

Empieza manteniendo la plantilla de ejemplo y cambiando solo la hoja de cálculo. Así te resultará más fácil confirmar que los campos del estudiante y las columnas de calificaciones se asignan correctamente.

Cuando tu hoja de origen funcione, sustituye la plantilla por tu propio diseño de boletín. Haz siempre una prueba con Create single document antes de ejecutar de nuevo todo el lote.

Consejo

Mantén estables los encabezados de la fuente una vez que las asignaciones funcionen. Cambiar los nombres más adelante puede romper las coincidencias detectadas.

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Obtén el complemento

Crea documentos de boletines y convierte el lote terminado a PDF sin reconstruir cada archivo a mano.

Usa Mail Merge para boletines en Google Docs™

Instala Text To Table Converter para generar documentos de boletines a partir de datos de hojas de cálculo y convertir el resultado a PDF.

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