Genera cotizaciones de venta en PDF por lotes en Google Docs™

¿Necesitas crear muchas cotizaciones para clientes sin copiar el mismo archivo de Google Docs™ una y otra vez? Usa Mail Merge & Variables para convertir filas de una hoja de cálculo en documentos de cotización terminados y luego convertir todo el lote a PDF.

La forma más fácil de aprender este flujo es el botón integrado Load Sales Quotation Example en Google Docs™. Te da una plantilla de cotización lista para usar y una hoja de origen, para que puedas probar todo el proceso antes de usar tus propios archivos.

Qué necesitas

• Un archivo de Google Docs™
• El complemento Text To Table Converter
• Unos minutos para probar el flujo de ejemplo

Nota

Load Sales Quotation Example está disponible en Google Docs™. Carga una plantilla de cotización copiada y una fuente copiada de Google Sheets™ en la sesión actual de mail merge.

Cómo crear un lote de cotizaciones

1. Abre cualquier archivo de Google Docs™.
2. Abre Extensions > Text To Table Converter > Document Tools > Mail Merge & Variables....
3. En el área de configuración, haz clic en Load Sales Quotation Example.
4. Espera mientras el complemento carga la plantilla de cotización copiada y la hoja copiada.
5. Haz clic en Analyze Tags.
6. Revisa cómo los marcadores de la cotización se asignan a las columnas de la hoja.
7. Haz clic en Create single document para previsualizar primero una cotización.
8. Abre la vista previa y revisa los datos del cliente, las líneas de cotización, los totales y el formato.
9. Si la vista previa se ve correcta, haz clic en Create all documents.

Consejo

También puedes abrir la misma herramienta desde la barra lateral en Document Tools → Merge → Mail Merge & Variables.

Marcador de posición de captura

Configuración de Mail Merge con el botón Load Sales Quotation Example y la acción Analyze Tags visibles.

Convierte todo el lote a PDF

Después de que termine Create all documents, el área de resultados cambia del modo de vista previa al modo de resultados por lote.

1. Espera a que termine de generarse el lote de cotizaciones.
2. En el área de resultados completados, haz clic en Convert all to PDF.
3. Deja que el complemento convierta los documentos de cotización generados.
4. Abre los PDF guardados en Google Drive cuando termine la conversión.

Ese botón convierte todos los documentos generados a PDF y los guarda en Google Drive. Es la forma más rápida de obtener cotizaciones en PDF listas para compartir.

Marcador de posición de captura

Resultados del lote de mail merge completado con el botón Convert all to PDF visible.

Qué puedes hacer cuando termina el lote

• Usar las flechas izquierda y derecha para recorrer los documentos de cotización generados
• Abrir una cotización generada para revisarla otra vez
• Eliminar un documento generado si necesitas volver a ejecutar el lote
• Usar Convert to PDF para un solo documento generado, o Convert all to PDF para todo el conjunto

La mejor forma de sustituir el ejemplo por tu propia plantilla

Empieza manteniendo la plantilla de ejemplo y cambiando solo la hoja de cálculo. Así te resultará más fácil ver si tus encabezados de columna se asignan correctamente.

Cuando tu hoja de origen funcione, sustituye la plantilla por tu propio diseño de cotización. Haz siempre una prueba con Create single document antes de ejecutar de nuevo todo el lote.

Consejo

Mantén estables los encabezados de la fuente una vez que las asignaciones funcionen. Cambiar los nombres más adelante puede romper las coincidencias detectadas.

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Obtén el complemento

Crea documentos de cotización y convierte el lote terminado a PDF sin reconstruir el mismo archivo a mano.

Usa Mail Merge para cotizaciones en Google Docs™

Instala Text To Table Converter para generar documentos de cotización a partir de datos de hojas de cálculo y convertir el resultado a PDF.

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