Genera facturas de venta en PDF por lotes en Google Docs™

¿Necesitas crear muchas facturas sin editar el mismo archivo de Google Docs™ una y otra vez? Usa Mail Merge & Variables para generar documentos de factura a partir de filas de una hoja de cálculo y luego convertir el lote terminado a PDF.

La forma más rápida de aprender este flujo es Load Sales Invoice Example en Google Docs™. Carga una plantilla de factura lista para usar y una hoja de origen en la sesión actual de mail merge.

Qué necesitas

• Un archivo de Google Docs™
• El complemento Text To Table Converter
• Unos minutos para probar el flujo de ejemplo

Nota

Load Sales Invoice Example está disponible en Google Docs™. Carga una plantilla de factura copiada y una fuente copiada de Google Sheets™ en la sesión actual de mail merge.

Cómo crear un lote de facturas

1. Abre cualquier archivo de Google Docs™.
2. Abre Extensions > Text To Table Converter > Document Tools > Mail Merge & Variables....
3. En el área de configuración, haz clic en Load Sales Invoice Example.
4. Espera mientras el complemento carga la plantilla de factura copiada y la hoja copiada.
5. Haz clic en Analyze Tags.
6. Revisa cómo los marcadores de la factura se asignan a las columnas de la hoja.
7. Haz clic en Create single document para previsualizar primero una factura.
8. Abre la vista previa y revisa los datos del cliente, el número de factura, las líneas, los totales y el formato.
9. Si la vista previa se ve correcta, haz clic en Create all documents.

Consejo

También puedes abrir la misma herramienta desde la barra lateral en Document Tools → Merge → Mail Merge & Variables.

Marcador de posición de captura

Configuración de Mail Merge con el botón Load Sales Invoice Example y la acción Analyze Tags visibles.

Convierte todo el lote de facturas a PDF

Después de que termine Create all documents, el área de resultados cambia del modo de vista previa al modo de resultados por lote.

1. Espera a que termine de generarse el lote de facturas.
2. En el área de resultados completados, haz clic en Convert all to PDF.
3. Deja que el complemento convierta los documentos de factura generados.
4. Abre los PDF guardados en Google Drive cuando termine la conversión.

Ese botón convierte todos los documentos generados a PDF y los guarda en Google Drive. Es útil cuando necesitas facturas en PDF listas para enviar por correo o archivar.

Marcador de posición de captura

Resultados del lote de mail merge completado con el botón Convert all to PDF visible.

Qué puedes hacer cuando termina el lote

• Usar las flechas izquierda y derecha para recorrer los documentos de factura generados
• Abrir una factura generada para revisarla otra vez
• Eliminar un documento generado si necesitas volver a ejecutar el lote
• Usar Convert to PDF para un solo documento generado, o Convert all to PDF para todo el conjunto

La mejor forma de sustituir el ejemplo por tu propia plantilla

Empieza manteniendo la plantilla de ejemplo y cambiando solo la hoja de cálculo. Así te resultará más fácil comprobar si tus encabezados de columna se asignan correctamente.

Cuando tu hoja de origen funcione, sustituye la plantilla por tu propio diseño de factura. Haz siempre una prueba con Create single document antes de ejecutar de nuevo todo el lote.

Consejo

Mantén estables los encabezados de la fuente una vez que las asignaciones funcionen. Cambiar los nombres más adelante puede romper las coincidencias detectadas.

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Obtén el complemento

Crea documentos de factura y convierte el lote terminado a PDF sin construir cada factura a mano.

Usa Mail Merge para facturas en Google Docs™

Instala Text To Table Converter para generar documentos de factura a partir de datos de hojas de cálculo y convertir el resultado a PDF.

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