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Google Sheets में Documents

Image to Table के Documents mode का उपयोग करके invoices, receipts, forms, और similar files को Google Sheets™ में spreadsheet rows में बदलें।

Google Sheets™ में Documents मोड का इस्तेमाल तब करें जब आपको इनवॉइस, रसीद, स्टेटमेंट, फ़ॉर्म और ऐसी ही फ़ाइलों को शीट की rows में बदलना हो, न कि सिर्फ़ पेज पर दिख रही किसी टेबल को कॉपी करना हो।

यह बार-बार होने वाले काम के लिए सबसे अच्छा काम करता है, जहाँ हर बार एक जैसा डॉक्यूमेंट एक जैसे कॉलम में जाता है।

नोट: Image to Table एक premium feature है। Free plan में हर 30 दिन में 20 premium uses मिलते हैं, और Pro में यह असीमित है।

Quick Start#

  1. Google Sheets™ में Selected Image to Table खोलें।
  2. कोई इमेज या PDF पेज जोड़ें, फिर Documents चुनें।
  3. Documents Setup खोलें और कोई डॉक्यूमेंट टाइप चुनें, या Auto-detect पर छोड़ दें।
  4. कॉलम हेडर जाँचें। + Add column से कॉलम का नाम बदलें, हटाएं, या जोड़ें।
  5. हर डॉक्यूमेंट के लिए एक row चुनें, या हर डॉक्यूमेंट के लिए कई rows चुनें।
  6. Extract करें, और rows एक्टिव शीट में डाल दी जाती हैं।

Document Type चुनें#

पाँच ग्रुप में 24 प्रीसेट हैं। हर प्रीसेट के साथ उपयुक्त कॉलम हेडर आते हैं और यह AI को बताता है कि किस तरह का डॉक्यूमेंट देखना है।

  • Finance & Accounting: Invoice / Bill, Receipt, Bank Statement, Tax Form, Check
  • Healthcare: Patient Intake Form, Prescription, Lab Report, Medical Chart, Insurance Claim
  • Legal & Administration: Contract, ID / Passport, Court Filing, Notarized Deed, Employment Form, Business Card
  • Logistics & Supply Chain: Bill of Lading (BOL), Packing Slip, Customs Declaration, Inventory Log
  • Education: Transcript, Application Form, Exam Paper, Library Archive

अगर श्योर न हों तो Auto-detect इस्तेमाल करें, या लिस्ट में न होने वाले डॉक्यूमेंट टाइप के लिए Custom चुनें।

Column Headers चुनें#

  • From First Scan (AI): पहला स्कैन डॉक्यूमेंट को देखकर हेडर सुझाता है।
  • Use Existing Sheet Headers: डेटा आपकी शीट में पहले से मौजूद हेडर पर मैप होता है। किसी चलते हुए लॉग के लिए यह सबसे अच्छा चुनाव है।
  • From Category Preset: चुने गए प्रीसेट के हेडर से शुरू करें।

आप जो भी सोर्स चुनें, extract करने से पहले लिस्ट को एडिट कर सकते हैं। प्रीसेट में शामिल न होने वाली कोई फ़ील्ड, जैसे कोई cost center या PO number, जोड़ने के लिए + Add column पर क्लिक करें।

अपने टेम्प्लेट सेव करें#

अगर आप एक जैसा डॉक्यूमेंट अक्सर extract करते हैं, तो सेटअप सेव कर लें ताकि हर बार इसे नए से बनाना न पड़े।

  1. डॉक्यूमेंट टाइप, कॉलम हेडर और डिस्क्रिप्शन को अपनी पसंद के मुताबिक सेट करें।
  2. Save as template पर क्लिक करें और टेम्प्लेट को कोई नाम दें।
  3. अगली बार, इसे Document Type लिस्ट के ऊपर My templates से चुनें।

टेम्प्लेट आपके Google अकाउंट में सेव होते हैं, इसलिए ये हर स्प्रेडशीट में उपलब्ध रहते हैं। किसी टेम्प्लेट को हटाने के लिए, उसे चुनें और Delete template पर क्लिक करें।

Output का आकार चुनें#

  • Single row per document: हर डॉक्यूमेंट एक समरी row बन जाता है, जैसे किसी expense log या invoice register में।
  • Multiple rows per document: बार-बार आने वाले आइटम की अपनी rows बनती हैं, जैसे invoice के line items, statement की entries, या transcript के courses।

Insert करने का तरीका चुनें#

  • Append rows: मौजूदा डेटा के नीचे नई rows जोड़ता है। लॉग और बार-बार होने वाले imports के लिए अच्छा।
  • Overwrite sheet: मौजूदा शीट के कंटेंट को नए नतीजे से बदल देता है।

टिप: बार-बार होने वाले imports के लिए, पहले अपनी शीट में हेडर row सेट करें और Use Existing Sheet Headers इस्तेमाल करें। इससे हर डॉक्यूमेंट का ले-आउट अलग होने पर भी कॉलम एक जैसे बने रहते हैं।

जुड़े हुए लिंक#

  • Queue and PDF Pages - Documents मोड चलाने से पहले कई इमेज या चुने गए PDF पेज जोड़ें।
  • Table and Full Modes - जब आपको सामान्य टेबल या पूरे पेज का कंटेंट चाहिए तो इन मोड का इस्तेमाल करें।
  • Image to Table - Image to Table के ओवरव्यू पर वापस जाएं।