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Google Sheets में Documents Mode

Image to Table के Documents mode से invoices, receipts, forms और ऐसी ही फ़ाइलों को Google Sheets™ में spreadsheet rows में बदलें।

जब आप invoices, receipts, statements, forms और ऐसी ही फ़ाइलों को sheet की rows में बदलना चाहें, सिर्फ़ page पर दिख रही table कॉपी करना न चाहें, तब Google Sheets™ में Documents mode इस्तेमाल करें।

यह बार-बार होने वाले कामों के लिए सबसे अच्छा है, जहां हर बार एक ही तरह का document उन्हीं columns में जाता है।

Note: Image to Table एक premium feature है, और हर extraction AI भी इस्तेमाल करता है। Free plan में हर 30 दिन में 5 premium uses और 25 AI requests मिलते हैं। अगर queue के बीच में आपकी AI requests खत्म हो जाएं, तो queue रुक जाती है, पूरे हो चुके items रखती है और upgrade prompt दिखाती है। Pro दोनों सीमाएं हटा देता है।

Quick Start#

  1. Google Sheets™ में sidebar में Tables & Convert > Image to Table खोलें।
  2. कोई image या PDF page जोड़ें। Sheets में Documents पहले से चुना हुआ होता है।
  3. Documents Setup खोलें और document type चुनें, या उसे Auto-detect पर रहने दें।
  4. Column headers जांचें। + Add column से columns का नाम बदलें, हटाएं या जोड़ें।
  5. हर document के लिए एक row चुनें, या हर document के लिए कई rows।
  6. Extract करें, और rows active sheet में डल जाती हैं।

Document Type चुनें#

पांच groups में 24 presets हैं। हर preset के साथ उपयुक्त column headers आते हैं और वह AI को बताता है कि किस तरह के document की उम्मीद करनी है।

  • Finance & Accounting: Invoice / Bill, Receipt, Bank Statement, Tax Form, Check
  • Healthcare: Patient Intake Form, Prescription, Lab Report, Medical Chart, Insurance Claim
  • Legal & Administration: Contract, ID / Passport, Court Filing, Notarized Deed, Employment Form, Business Card
  • Logistics & Supply Chain: Bill of Lading (BOL), Packing Slip, Customs Declaration, Inventory Log
  • Education: Transcript, Application Form, Exam Paper, Library Archive

अगर आपको पक्का नहीं है तो Auto-detect इस्तेमाल करें, या सूची में न मौजूद document type का वर्णन करने के लिए Custom इस्तेमाल करें।

Column Headers चुनें#

  • From First Scan (AI): पहला scan document को देखता है और headers सुझाता है।
  • Use Existing Sheet Headers: Data आपकी sheet में पहले से मौजूद headers से map होता है। लगातार बढ़ने वाले log के लिए यह सबसे अच्छा विकल्प है।
  • From Category Preset: चुने हुए preset के headers से शुरू करें।

आप जो भी स्रोत चुनें, extract करने से पहले सूची को edit कर सकते हैं। ऐसा field जोड़ने के लिए जो preset में नहीं है, जैसे cost center या PO number, + Add column पर क्लिक करें।

अपने Templates सेव करें#

अगर आप अक्सर एक ही तरह का document extract करते हैं, तो setup सेव कर लें ताकि हर बार उसे दोबारा न बनाना पड़े।

  1. Document type, column headers और description को अपनी पसंद के अनुसार सेट करें।
  2. Save as template पर क्लिक करें और template को नाम दें।
  3. अगली बार, Document Type सूची के शीर्ष पर My templates से उसे चुनें।

Templates आपके Google account में सेव होते हैं, इसलिए वे हर spreadsheet में उपलब्ध हैं। किसी को हटाने के लिए उसे चुनें और Delete template पर क्लिक करें।

Output का रूप चुनें#

  • Single row per document: हर document एक summary row बन जाता है, उदाहरण के लिए expense log या invoice register में।
  • Multiple rows per document: दोहराए जाने वाले items को अपनी-अपनी rows मिलती हैं, उदाहरण के लिए invoice line items, statement entries या transcript के courses।

डालने का तरीका चुनें#

  • Append rows: नई rows को मौजूदा data के नीचे जोड़ता है। Logs और बार-बार होने वाले imports के लिए अच्छा।
  • Overwrite sheet: मौजूदा sheet की सामग्री को नए नतीजे से बदल देता है।

वैकल्पिक अतिरिक्त विकल्प#

  • Add source file column: एक Source file column जोड़ता है जिसमें उस image या PDF का नाम होता है जिससे हर row आई है। जब किसी batch में कई फ़ाइलें मिली हों, तब इसे चालू करें, ताकि हर row का स्रोत खोजा जा सके।
  • Apply column data types: Rows डाले जाने के बाद add-on हर column के लिए एक format पहचानता है (Date, Date & Time, Currency, Integer, Number, Percentage या Text)। Review Column Formats खोलने के लिए Continue पर क्लिक करें, नमूना values जांचें, कोई भी format बदलें, फिर Apply Formats पर क्लिक करें। यह उन columns के मौजूदा number formats को overwrite करता है। आप इसे बाद में Format Columns button से भी चला सकते हैं।

Tip: बार-बार होने वाले imports के लिए पहले अपनी sheet में header row तैयार करें और Use Existing Sheet Headers इस्तेमाल करें। तब हर document का layout जैसा भी हो, columns वही रहते हैं।

संबंधित लिंक#

  • Queue, Batches, and PDF Pages - Documents mode चलाने से पहले कई images या चुने हुए PDF pages जोड़ें।
  • Table and Full Modes - जब आपको सामान्य table या पूरे page का content चाहिए, तब ये modes इस्तेमाल करें।