Dokumente in Google Sheets

Nutzen Sie den Modus Documents in Google Sheets™, wenn Sie Rechnungen, Quittungen, Kontoauszüge, Formulare und ähnliche Dateien in Zeilen einer Tabelle umwandeln möchten, statt nur eine auf der Seite sichtbare Tabelle zu übernehmen.

Der Modus eignet sich am besten für wiederkehrende Aufgaben, bei denen die gleiche Art von Dokument immer in dieselben Spalten fließt.

Schnellstart#

1. Selected Image to Table in Google Sheets™ öffnen.
2. Ein Bild oder eine PDF-Seite hinzufügen, dann Documents wählen.
3. Documents Setup öffnen und einen Dokumenttyp wählen, oder bei Auto-detect bleiben.
4. Die Spaltenüberschriften prüfen. Mit + Add column Spalten umbenennen, entfernen oder hinzufügen.
5. Eine Zeile pro Dokument oder mehrere Zeilen pro Dokument wählen.
6. Extrahieren, die Zeilen werden in das aktive Tabellenblatt eingefügt.

Den Dokumenttyp wählen#

Es gibt 24 Vorlagen in fünf Gruppen. Jede Vorlage bringt passende Spaltenüberschriften mit und sagt der KI, welche Art von Dokument zu erwarten ist.

• Finance & Accounting: Invoice / Bill, Receipt, Bank Statement, Tax Form, Check
• Healthcare: Patient Intake Form, Prescription, Lab Report, Medical Chart, Insurance Claim
• Legal & Administration: Contract, ID / Passport, Court Filing, Notarized Deed, Employment Form, Business Card
• Logistics & Supply Chain: Bill of Lading (BOL), Packing Slip, Customs Declaration, Inventory Log
• Education: Transcript, Application Form, Exam Paper, Library Archive

Bei Unsicherheit Auto-detect nutzen, oder Custom, um einen nicht aufgeführten Dokumenttyp zu beschreiben.

Die Spaltenüberschriften wählen#

• From First Scan (AI): der erste Scan betrachtet das Dokument und schlägt Überschriften vor.
• Use Existing Sheet Headers: die Daten werden den bereits im Sheet vorhandenen Überschriften zugeordnet. Die beste Wahl für ein laufendes Protokoll.
• From Category Preset: mit den Überschriften der gewählten Vorlage beginnen.

Unabhängig von der gewählten Quelle lässt sich die Liste vor dem Extrahieren bearbeiten. Mit + Add column ein Feld hinzufügen, das die Vorlage nicht enthält, etwa eine Kostenstelle oder eine Bestellnummer.

Eigene Vorlagen speichern#

Wird die gleiche Art von Dokument häufig extrahiert, lässt sich die Einrichtung speichern, damit sie nicht jedes Mal neu aufgebaut werden muss.

1. Dokumenttyp, Spaltenüberschriften und Beschreibung wie gewünscht einrichten.
2. Auf Save as template klicken und der Vorlage einen Namen geben.
3. Beim nächsten Mal oben in der Liste Document Type unter My templates auswählen.

Vorlagen werden im Google-Konto gespeichert und stehen daher in jedem Tabellenblatt zur Verfügung. Zum Entfernen eine Vorlage auswählen und auf Delete template klicken.

Die Ausgabeform wählen#

• Single row per document: jedes Dokument wird eine Sammelzeile, etwa in einem Spesen- oder Rechnungsregister.
• Multiple rows per document: wiederholte Posten erhalten eigene Zeilen, etwa Rechnungspositionen, Kontoauszugseinträge oder Kurse in einem Zeugnis.

Wählen, wie eingefügt wird#

• Append rows: fügt die neuen Zeilen unter den vorhandenen Daten hinzu. Gut für Protokolle und wiederkehrende Importe.
• Overwrite sheet: ersetzt den Inhalt des aktuellen Tabellenblatts durch das neue Ergebnis.

Verwandte Links#

• Queue and PDF Pages – mehrere Bilder oder ausgewählte PDF-Seiten hinzufügen, bevor der Documents-Modus ausgeführt wird.

• Table and Full Modes – diese Modi nutzen, wenn eine normale Tabelle oder der vollständige Seiteninhalt gewünscht ist.

• Image to Table – zurück zur Image to Table-Übersicht.