Dokumente in Google Sheets

Verwenden Sie den Modus Documents in Google Sheets™, wenn Sie Rechnungen, Belege, Kontoauszüge, Formulare und ähnliche Dateien in Zeilen eines Tabellenblatts umwandeln möchten, statt nur eine auf der Seite sichtbare Tabelle zu kopieren.

Er eignet sich am besten für wiederkehrende Aufgaben, bei denen dieselbe Art von Dokument jedes Mal in dieselben Spalten kommt.

Schnellstart#

1. Öffnen Sie in Google Sheets™ in der Seitenleiste Tables & Convert > Image to Table.
2. Fügen Sie ein Bild oder eine PDF-Seite hinzu. In Sheets ist Documents bereits ausgewählt.
3. Öffnen Sie Documents Setup und wählen Sie einen Dokumenttyp oder lassen Sie Auto-detect eingestellt.
4. Prüfen Sie die Spaltenüberschriften. Benennen Sie Spalten um, entfernen Sie sie oder fügen Sie mit + Add column neue hinzu.
5. Wählen Sie eine Zeile pro Dokument oder mehrere Zeilen pro Dokument.
6. Extrahieren Sie, und die Zeilen werden in das aktive Tabellenblatt eingefügt.

Dokumenttyp wählen#

Es gibt 24 Vorlagen in fünf Gruppen. Jede Vorlage bringt passende Spaltenüberschriften mit und teilt der KI mit, welche Art von Dokument sie erwarten soll.

• Finance & Accounting: Invoice / Bill, Receipt, Bank Statement, Tax Form, Check
• Healthcare: Patient Intake Form, Prescription, Lab Report, Medical Chart, Insurance Claim
• Legal & Administration: Contract, ID / Passport, Court Filing, Notarized Deed, Employment Form, Business Card
• Logistics & Supply Chain: Bill of Lading (BOL), Packing Slip, Customs Declaration, Inventory Log
• Education: Transcript, Application Form, Exam Paper, Library Archive

Verwenden Sie Auto-detect, wenn Sie unsicher sind, oder Custom, um einen Dokumenttyp zu beschreiben, der nicht in der Liste steht.

Spaltenüberschriften wählen#

• From First Scan (AI): Der erste Scan betrachtet das Dokument und schlägt Überschriften vor.
• Use Existing Sheet Headers: Die Daten werden den Überschriften zugeordnet, die bereits in Ihrem Tabellenblatt stehen. Das ist die beste Wahl für ein fortlaufendes Protokoll.
• From Category Preset: Beginnen Sie mit den Überschriften der ausgewählten Vorlage.

Egal, welche Quelle Sie wählen: Sie können die Liste vor dem Extrahieren bearbeiten. Klicken Sie auf + Add column, um ein Feld hinzuzufügen, das die Vorlage nicht enthält, etwa eine Kostenstelle oder eine Bestellnummer.

Eigene Vorlagen speichern#

Wenn Sie häufig dieselbe Art von Dokument extrahieren, speichern Sie die Einrichtung, damit Sie sie nicht jedes Mal neu aufbauen müssen.

1. Richten Sie Dokumenttyp, Spaltenüberschriften und Beschreibung so ein, wie Sie sie möchten.
2. Klicken Sie auf Save as template und geben Sie der Vorlage einen Namen.
3. Beim nächsten Mal wählen Sie sie unter My templates am Anfang der Liste Document Type aus.

Vorlagen werden in Ihrem Google-Konto gespeichert und stehen daher in jeder Tabelle zur Verfügung. Um eine zu entfernen, wählen Sie sie aus und klicken Sie auf Delete template.

Ausgabeform wählen#

• Single row per document: Jedes Dokument wird zu einer Zusammenfassungszeile, zum Beispiel in einem Ausgabenprotokoll oder Rechnungsregister.
• Multiple rows per document: Wiederkehrende Positionen erhalten eigene Zeilen, zum Beispiel Rechnungspositionen, Kontoauszugseinträge oder Kurse in einem Zeugnis.

Einfügemodus wählen#

• Append rows: Fügt die neuen Zeilen unter den vorhandenen Daten hinzu. Gut für Protokolle und wiederkehrende Importe.
• Overwrite sheet: Ersetzt den Inhalt des aktuellen Tabellenblatts durch das neue Ergebnis.

Optionale Extras#

• Add source file column: Fügt eine Spalte Source file mit dem Namen des Bildes oder PDFs hinzu, aus dem jede Zeile stammt. Aktivieren Sie dies, wenn ein Stapel mehrere Dateien mischt, damit sich jede Zeile zurückverfolgen lässt.
• Apply column data types: Nachdem die Zeilen eingefügt wurden, erkennt das Add-on für jede Spalte ein Format (Date, Date & Time, Currency, Integer, Number, Percentage oder Text). Klicken Sie auf Continue, um Review Column Formats zu öffnen, prüfen Sie die Beispielwerte, ändern Sie bei Bedarf ein Format und klicken Sie dann auf Apply Formats. Dadurch werden vorhandene Zahlenformate in diesen Spalten überschrieben. Sie können es später auch über die Schaltfläche Format Columns ausführen.

Verwandte Links#

• Warteschlange und PDF-Seiten - Fügen Sie mehrere Bilder oder ausgewählte PDF-Seiten hinzu, bevor Sie den Modus Documents ausführen.

• Tabellen- und Vollseitenmodus - Verwenden Sie diese Modi, wenn Sie eine normale Tabelle oder den vollständigen Seiteninhalt möchten.

• Image to Table - Zurück zur Übersicht von Image to Table.