Dokumente in Google Sheets

Verwenden Sie Documents in Google Sheets™, wenn das Ziel nicht nur der Neuaufbau einer sichtbaren Tabelle ist, sondern die Umwandlung eines strukturierten Dokuments in Zeilen einer Tabelle.

Dieser Ablauf ist für wiederkehrende OCR-Aufgaben gedacht, etwa für Rechnungen, Belege, Kontoauszüge, Frachtbriefe, Zeugnisse, Formulare und ähnliche Dokumente.

Was Sie tun können#

• Einen Dokumenttyp wählen: Lassen Sie das Werkzeug das Dokument automatisch erkennen, verwenden Sie eine Vorlage oder beschreiben Sie ein benutzerdefiniertes Dokument.
• Die Ausgabespalten steuern: Beginnen Sie mit vorgeschlagenen Überschriften, vorhandenen Tabellenkopfzeilen oder einer Vorlagenstruktur.
• Die Zeilenform wählen: Fügen Sie eine Zeile pro Dokument ein oder erweitern Sie wiederkehrende Einträge zu mehreren Zeilen.
• Das Einfügeverhalten steuern: Hängen Sie an die aktuelle Tabelle an oder überschreiben Sie sie mit dem Extraktionsergebnis.

Schnellstart#

1. Öffnen Sie Selected Image to Table in Google Sheets™.
2. Fügen Sie ein Bild oder eine PDF-Seite hinzu und wählen Sie dann Documents.
3. Wählen Sie den Dokumenttyp oder verwenden Sie die automatische Erkennung.
4. Wählen Sie die Quelle für Ihre Spaltenüberschriften.
5. Wählen Sie die Ausgabe als einzelne oder mehrere Zeilen.
6. Fügen Sie die extrahierten Zeilen in das aktive Tabellenblatt ein.

Den Dokumenttyp wählen#

• Auto-detect: Verwenden Sie dies, wenn Image to Table die Dokumentkategorie selbst erkennen soll.
• Preset category: Verwenden Sie dies, wenn Sie die Dokumentfamilie bereits kennen.
• Custom: Verwenden Sie dies, wenn das Dokument spezialisiert ist und Sie die zu extrahierenden Felder beschreiben möchten.

Häufige Vorlagenkategorien sind:

• invoices
• receipts
• bank statements
• tax forms
• checks
• bills of lading
• packing slips
• customs declarations
• inventory logs
• transcripts
• application forms
• exam papers

Die Spaltenüberschriften wählen#

• From First Scan (AI): Beginnen Sie mit Überschriften, die beim ersten Analyseschritt vorgeschlagen werden.
• Use Existing Sheet Headers: Ordnen Sie die Extraktion dem vorhandenen Schema Ihres aktuellen Tabellenblatts zu.
• From Category Preset: Beginnen Sie mit Überschriften, die zur gewählten Dokumentkategorie passen.

Die Ausgabeform wählen#

Eine Zeile pro Dokument#

Verwenden Sie dies, wenn jedes Dokument zu einer Zusammenfassungszeile werden soll, zum Beispiel in einem Ausgabenprotokoll oder Rechnungsregister.

Mehrere Zeilen pro Dokument#

Verwenden Sie dies, wenn wiederkehrende Elemente zu separaten Zeilen erweitert werden sollen, etwa Rechnungspositionen, Kontoeinträge oder Kurse in einem Zeugnis.

Wählen, wie eingefügt wird#

• Append rows: Am besten für laufende Protokolle und wiederkehrende Importe.
• Overwrite sheet: Am besten, wenn das aktuelle Blatt vollständig ersetzt werden soll.

Verwandte Links#

• Warteschlange und PDF-Seiten - Fügen Sie mehrere Bilder oder ausgewählte PDF-Seiten hinzu, bevor Sie Documents ausführen.

• Tabellen- und Vollseitenmodus - Verwenden Sie diese Modi, wenn das Ziel eine normale extrahierte Tabelle oder breitere Seiteninhalte sind.

• Bild zu Tabelle - Zurück zur Hauptübersicht von Image to Table.