Google Docs™ में बिक्री कोटेशन PDF बैच में बनाएं

क्या आपको एक ही Google Docs™ फ़ाइल को बार-बार कॉपी किए बिना बहुत सारे ग्राहक कोटेशन बनाने हैं? Mail Merge & Variables का उपयोग करके स्प्रेडशीट की पंक्तियों को तैयार कोटेशन दस्तावेज़ों में बदलें, फिर पूरे बैच को PDF में बदल दें।

इस वर्कफ़्लो को सीखने का सबसे आसान तरीका Google Docs™ में दिया गया Load Sales Quotation Example बटन है। यह आपको एक तैयार कोटेशन टेम्पलेट और सोर्स शीट देता है, ताकि आप अपनी फ़ाइलें इस्तेमाल करने से पहले पूरा प्रोसेस टेस्ट कर सकें।

आपको क्या चाहिए

एक Google Docs™ फ़ाइल
Text To Table Converter add-on
सैंपल वर्कफ़्लो को टेस्ट करने के लिए कुछ मिनट

कोटेशन बैच कैसे बनाएं

कोई भी Google Docs™ फ़ाइल खोलें।
Extensions > Text To Table Converter > Document Tools > Mail Merge & Variables... खोलें।
सेटअप क्षेत्र में Load Sales Quotation Example पर क्लिक करें।
Add-on द्वारा कॉपी किया गया quotation template और कॉपी की गई spreadsheet लोड होने तक प्रतीक्षा करें।
Analyze Tags पर क्लिक करें।
देखें कि quotation placeholders spreadsheet columns से कैसे map हो रहे हैं।
पहले एक quotation preview देखने के लिए Create single document पर क्लिक करें।
Preview खोलें और customer details, quotation line items, totals और formatting जांचें।
अगर preview सही दिखता है, तो Create all documents पर क्लिक करें।

पूरे बैच को PDF में बदलें

Create all documents पूरा होने के बाद results area preview mode से batch results mode में बदल जाता है।

Quotation batch के generate होने की प्रतीक्षा करें।
पूरे हुए results area में Convert all to PDF पर क्लिक करें।
Add-on को generated quotation documents को PDF में बदलने दें।
Conversion पूरा होने पर saved PDFs को Google Drive से खोलें।

यह बटन सभी generated documents को PDF में बदलकर Google Drive में सेव करता है। तैयार PDF quotations पाने का यह सबसे तेज़ तरीका है।

बैच पूरा होने के बाद आप क्या कर सकते हैं

Generated quotation documents को देखने के लिए left और right arrows का उपयोग करें
किसी generated quotation को फिर से review करने के लिए खोलें
अगर batch फिर चलाना हो तो किसी generated document को delete करें
एक document के लिए Convert to PDF या पूरे सेट के लिए Convert all to PDF का उपयोग करें

उदाहरण को अपनी template से बदलने का सबसे अच्छा तरीका

शुरुआत में sample quotation template को रहने दें और केवल spreadsheet बदलें। इससे यह देखना आसान होता है कि आपके column headers सही map हो रहे हैं या नहीं।

जब आपकी source sheet सही काम करने लगे, तब template को अपने quotation layout से बदलें। पूरा batch फिर चलाने से पहले हमेशा Create single document से टेस्ट करें।

Add-on प्राप्त करें

Quotation documents बनाएं और पूरे बैच को PDF में बदलें, बिना हर फ़ाइल को हाथ से दोबारा बनाए।

Google Docs™ में quotations के लिए Mail Merge इस्तेमाल करें

Spreadsheet data से quotation documents बनाने और result को PDF में बदलने के लिए Text To Table Converter इंस्टॉल करें।

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