Générer des bulletins scolaires PDF en lot dans Google Docs™

Vous devez préparer de nombreux bulletins scolaires sans copier le même document pour chaque élève ? Utilisez Mail Merge & Variables pour générer des documents de bulletin à partir des lignes d’une feuille de calcul, puis convertissez tout le lot en PDF.

Le moyen le plus simple de tester ce flux est Load Report Card Example dans Google Docs™. Il charge un modèle de bulletin d’exemple et une feuille source dans la session de mail merge en cours.

Ce qu’il vous faut

• Un fichier Google Docs™
• Le module complémentaire Text To Table Converter
• Quelques minutes pour tester l’exemple

Note

Load Report Card Example est disponible dans Google Docs™. Il charge un modèle de bulletin copié et une source Google Sheets™ copiée dans la session de mail merge en cours.

Comment créer un lot de bulletins

1. Ouvrez n’importe quel fichier Google Docs™.
2. Ouvrez Extensions > Text To Table Converter > Document Tools > Mail Merge & Variables....
3. Dans la zone de configuration, cliquez sur Load Report Card Example.
4. Attendez pendant que le module complémentaire charge le modèle de bulletin copié et la feuille copiée.
5. Cliquez sur Analyze Tags.
6. Vérifiez comment les champs du bulletin correspondent aux colonnes de la feuille.
7. Cliquez sur Create single document pour prévisualiser d’abord un bulletin.
8. Ouvrez l’aperçu et contrôlez les informations de l’élève, les matières, les notes, les commentaires et la mise en forme.
9. Si l’aperçu est correct, cliquez sur Create all documents.

Astuce

Vous pouvez aussi ouvrir le même outil depuis la barre latérale sous Document Tools → Merge → Mail Merge & Variables.

Emplacement de capture d’écran

Configuration de Mail Merge avec le bouton Load Report Card Example et l’action Analyze Tags visibles.

Convertir tout le lot de bulletins en PDF

Une fois Create all documents terminé, la zone de résultats passe du mode aperçu au mode résultats de lot.

1. Attendez la fin de génération du lot de bulletins.
2. Dans la zone de résultats terminée, cliquez sur Convert all to PDF.
3. Laissez le module complémentaire convertir les documents de bulletin générés.
4. Ouvrez les PDF enregistrés dans Google Drive une fois la conversion terminée.

Ce bouton convertit tous les documents générés en PDF et les enregistre dans Google Drive. C’est utile lorsque vous avez besoin de bulletins prêts à envoyer, archiver ou imprimer.

Emplacement de capture d’écran

Résultats du lot de mail merge terminé avec le bouton Convert all to PDF visible.

Ce que vous pouvez faire après le lot

• Utiliser les flèches gauche et droite pour parcourir les bulletins générés
• Ouvrir un bulletin généré pour le vérifier à nouveau
• Supprimer un document généré si vous devez relancer le lot
• Utiliser Convert to PDF pour un document ou Convert all to PDF pour l’ensemble

La meilleure façon de remplacer l’exemple par votre propre modèle

Commencez par conserver le modèle d’exemple et ne remplacez que la feuille de calcul. Il sera ainsi plus facile de vérifier que les champs élève et les colonnes de notes sont correctement associés.

Quand votre feuille source fonctionne, remplacez ensuite le modèle par votre propre mise en page de bulletin. Testez toujours avec Create single document avant de relancer tout le lot.

Astuce

Gardez les en-têtes de votre source stables une fois que les correspondances fonctionnent. Renommer les colonnes plus tard peut casser les associations détectées.

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Obtenir le module complémentaire

Créez des documents de bulletin et convertissez le lot terminé en PDF sans reconstruire chaque fichier à la main.

Utiliser Mail Merge pour les bulletins dans Google Docs™

Installez Text To Table Converter pour générer des documents de bulletin à partir de données de feuille de calcul et convertir le résultat en PDF.

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